مساعد تنفيذي

Dubai Department of Econ...

المعرفةالإجادة في الإنجليزية والعربية؛الإجادة في برامج MS Office.هدف الوظيفةتقديم الدعم الإداري للمدير التنفيذي بما في ذلك تنظيم وتخطيط العمليات المكتبية من أجل ضمان فعالية وكفاءة العمليات المكتبية.المسؤوليات الرئيسيةالمراسلات المكتبية:Compose, prepare all related correspondence using a range of office software, including email, spreadsheets and databases;Proofread and disseminate correspondences to the related internal and external parties;Provide administrative and clerical support to department s team members;Receive and screen incoming calls, greet visitors and handle their inquiries or direct them to the appropriate persons according to their needs;Follow-up any issue internally concerning HR related matters for office staff, e.g. attendance, visa processes, medical insurance, etcإدارة التقويم:جدولة; prioritize appointments, ensuring that meetings, deadlines and other duties of the CEO office are carried out seamlessly;Handle, coordinate travel arrangements; prepares itineraries; prepares, compiles and maintains travel vouchers and records;Alert line managers about cancelations or new meetings and maintain calendar up to date.اجتماعات & الأحداثتنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، المؤتمرات، المكالمات الجماعية، إلخ كما هو مطلوب من المدير التنفيذي أو للقسم.ضمان مشاركة جدول أعمال الاجتماع مع جميع الأطراف المعنية، حضور الاجتماعات، تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها على جميع الأطراف المعنية؛إدارة السجلات:Setting up and manage both electronic and paper filing systems;File and retrieve corporate documents, records, and reports.