مساعد تنفيذي

First Abu Dhabi Bank (FA...

وصف الوظيفةالغرض من الوظيفة:

تقديم الدعم الكامل السكرتاري والإداري لمكتب الممثل الرئيسي لتسهيل العمليات الفعالة والسلسة مع الحفاظ على السرية في جميع الأوقات ووفقًا لسياسات وإجراءات المنظمة.المسؤوليات الرئيسيةالمسؤولية العامةتقديم خدمة سكرتارية وإدارية كاملة للممثل الرئيسي لتسهيل سير العمل السلس لعمليات القسم / وحدة الأعمال والسماح له / لها بالتركيز على الأنشطة الرئيسية.مراقبة إجراءات السرية وتسجيل وتتبع الوثائق المسؤولة لضمان الأمن والتحكم.توفير إدارة الوقت / خدمات الجدول الزمني للممثل الرئيسي لضمان قدرتهم على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية في الأوقات المحددة مع جميع الوثائق ذات الصلة اللازمة للاجتماع لتسهيل تحقيق أهداف العمل.إدارة التقويم وترتيب الاجتماعات التي دعا إليها الممثل الرئيسي. صياغة مواضيع جدول الأعمال وإعداد محاضر الاجتماعات حسب الحاجة.تقديم مساعدة شخصية فعالة ودعم المراسلات للممثل الرئيسي، وتحويل المراسلات حسب الضرورة واتخاذ المبادرة في صياغة الردود، حيثما كان ذلك مناسبًا، لضمان التعامل مع جميع الاتصالات بشكل مناسب.أن تكون نقطة الاتصال الأولى لكل من الأطراف الداخلية والخارجية الذين يرغبون في الاتصال أو الاجتماع بالممثل الرئيسي وفحص الطلبات لضمان تحديد الأولويات بشكل فعال لتسهيل متطلبات العمل كما هو موجه من قبل الممثل الرئيسي.إعداد وتجميع الأوراق / الوثائق، بما في ذلك تقارير المشاريع والأقسام ذات الصلة، والأبحاث، والعروض التقديمية، والوثائق، مع ضمان اكتمالها وإعدادها في الوقت المناسب للاجتماعات والمناقشات.تنسيق جميع الترتيبات للوفود الزائرة مع ضمان توفر جميع الخدمات اللوجستية المطلوبة، والتأشيرات وما إلى ذلك في الوقت المناسب لتحقيق رضا العملاء.فحص والرد على المكالمات الواردة للممثل الرئيسي واتخاذ الإجراء المناسب للتعامل مع الوضع. إجراء مكالمات هاتفية روتينية لمتابعة الإجراءات نيابة عن الممثل الرئيسي كما هو موضح وحسب الإجراءات.مساعدة الممثل الرئيسي في إعداد الأنشطة / المبادرات المتعلقة بالعلاقات العامة. المشاركة / تولي القيادة في تنظيم وتنسيق الأحداث والفعاليات العامة والخاصة مع ضمان الالتزام بقيم وإرشادات العلامة التجارية للشركة.مراجعة وتطوير وتحسين العمليات والأنظمة المتعلقة بإدارة المكتب لضمان سير المكتب بسلاسة وفقًا للإرشادات المؤسسية.إدارة موارد الفرع، والإمدادات، والمعدات.أن تكون حلقة وصل مع وظيفة الموارد البشرية للمجموعة عند الحاجة.إدارة السجلات والوثائق السرية للموظفين.دعم عمليات التوظيف، والتوجيه، وعمليات الاستقالة.الحفاظ على سجلات محدثة لقانون العمل المحلي والإشراف على الامتثال التنظيمي.تعزيز ظهور الممثل الرئيسي داخل مجتمع الأعمال من خلال إدارة نشطة لمنصات التواصل الاجتماعي، وصياغة منشورات وسائل التواصل الاجتماعي، والتواصل مع الاتصالات الجماعية والعلاقات الخارجية. تطوير وتنفيذ استراتيجيات لزيادة التفاعل والشبكة، بما في ذلك إنشاء المحتوى، والترويج، والتفاعل مع مجتمع صناعة البنوك وكذلك كبار المسؤولين الحكوميين وقادة الأعمال.أداء مهام أخرى مشابهة أو ذات صلة حسب الحاجة أو كما هو محدد من قبل المدير المباشر. المؤهلاتالمؤهلات الدنيادرجة بكاليوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.الخبرة الدنيا5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في قطاع البنوك مع ما لا يقل عن سنتين في مناصب مماثلة مع مسؤوليات إدارية متزايدة تدريجياً في وظيفة الإدارة.