مساعد تنفيذي

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن مساعد إداري موهوب بشكل مذهل (مواطن إماراتي) للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستتمكن من أداء مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية لمشروع أو قسم.

ما ستقوم به:

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (مثل: أي نظام ترقيم وثائق سيتم استخدامه؛ كم عدد والتوقيعات التي ستكون مطلوبة لبعض الموافقات، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استلام الوثائق وتتبعها ومراقبتها باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الحاسوب القياسية الأخرى أو تطبيقات خاصة بالقسم.

• مسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• الحفاظ على نظام توزيع بيانات محدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. تسريع مراجعة، وتوقيع الموافقة، وإصدار الوثائق المنتجة من الموردين ومن الداخل.

• قد يؤدي بعض المهام المكتبية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة المراسلة، إلخ.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان تنفيذ فعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• أداء مهام أخرى متناسبة مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق ملتزم بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• دبلوم / شهادة أو شهادة الثانوية العامة

• يُرحب بالخريجين الجدد أيضًا للتقديم.

• إجادة في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات جيدة في الاتصال الكتابي والشفهي، والتنظيم، والمهارات الشخصية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفعالية مع موظفي المشروع والإدارة.