مساعد تنفيذي

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن مساعد إداري موهوب بشكل مذهل (مواطن إماراتي) للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستحصل على أداء مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية لمشروع أو قسم.

ما ستقوم به:

• يعالج نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم الوثائق الذي سيتم استخدامه؛ عدد وتوقيع الموافقات المطلوبة، إلخ) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• يستقبل ويتتبع ويراقب الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والمراسلات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. يدخل البيانات ويقوم بإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الأتمتة المكتبية القياسية أو التطبيقات الخاصة بالقسم.

• يمسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• يحافظ على نظام توزيع البيانات الموجود وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والموردين. يسرع مراجعة وتوقيع الموافقات وإصدار الوثائق التي ينتجها الموردون والداخلية.

• قد يقوم ببعض الواجبات المكتبية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة المراسلة، إلخ.

• يساعد موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.

• يؤدي مهامًا أخرى تتناسب مع مستوى الوظيفة والمسؤوليات.

• يساهم كعضو في الفريق يعمل تحت ضغط المواعيد النهائية ويتعاون بشكل جيد مع الآخرين.

• يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• دبلوم / درجة أو شهادة الثانوية العامة

• خريجون جدد مرحب بهم أيضًا للتقديم.

• إجادة في MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفوي والتنظيم والمهارات الشخصية، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.