مساعد تنفيذي

Talentmate

يلعب المساعد التنفيذي دورًا حاسمًا في دعم التنفيذيين رفيعي المستوى، مما يضمن أن سير العمل يسير بسلاسة وكفاءة. تتطلب هذه الوظيفة الديناميكية مستوى عالٍ من السرية، ومهارات تنظيمية ممتازة، والقدرة على حل المشكلات بشكل استباقي. غالبًا ما يكون المساعد التنفيذي هو نقطة الاتصال الأولى للمساهمين الداخليين والخارجيين؛ لذلك، فإن مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين الممتازة أمر بالغ الأهمية. تتضمن هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية، وتحديد مواعيد الاجتماعات، وإعداد التقارير، وتنسيق ترتيبات السفر. المرشح المثالي لديه خبرة في التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية ودعم التنفيذيين وقادر على العمل بشكل مستقل مع القليل أو بدون إشراف. تتطلب هذه الوظيفة أيضًا مرونة، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على العمل تحت الضغط لتلبية المواعيد النهائية الضيقة.

المسؤوليات

• إدارة وتنظيم جدول المواعيد اليومي للتنفيذي، وتحديد المواعيد بكفاءة.
• تنسيق ترتيبات السفر الواسعة، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والمسارات.
• إعداد، وتحرير، وتوزيع تقارير، وعروض تقديمية، ومستندات متنوعة حسب الحاجة.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والعملاء الداخليين/الخارجيين.
• الحفاظ على السرية الصارمة لجميع الأمور والمستندات المتعلقة بالتنفيذي.
• الإشراف على إعداد وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك جدول الأعمال وتدوين المحاضر.
• المساعدة في إعداد تقارير الميزانية وتتبع النفقات للتنفيذي.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والبريد الإلكتروني، والرد بالنيابة عن التنفيذي عند الاقتضاء.
• تنسيق وتسهيل تدفق المعلومات بسلاسة داخل فريق التنفيذيين.
• إدارة المشاريع الخاصة كما هو موجه من قبل التنفيذي، مما يضمن إتمامها في الوقت المحدد.
• المساعدة في المهام الشخصية والمهام لدعم توازن العمل والحياة للتنفيذي.
• تطوير وصيانة نظام ملفات منظم جيدًا وضمان سهولة الوصول.

المتطلبات

• يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي مطلوب.
• إجادة ممتازة في Microsoft Office وبرامج جدولة التقويم.
• مهارات اتصال وتفاعل شخصية بارزة، سواء كتابيًا أو شفهيًا.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى قدر من السرية.
• مهارات تنظيمية استثنائية وقدرة على القيام بمهام متعددة لإدارة مهام متنوعة في وقت واحد.
• مهارات استباقية في حل المشكلات والقدرة على توقع الاحتياجات والتحديات.
• الاستعداد للعمل في ساعات مرنة والتكيف مع أولويات متغيرة.