مساعد تنفيذي VAP Group

إدارة الجدول الزمني والوقت: اعتبر نفسك حارس الوقت. ستتأكد من أن جدول الرئيس التنفيذي يسير بسلاسة، مع المزيج الصحيح من العمل العميق، والاجتماعات الرئيسية، والمساحة للتنفس.

كيف يبدو ذلك:

• إدارة الجداول الزمنية عبر المناطق الزمنية.
• إضافة سياق للدعوات (حتى لا تكون مجرد اجتماع آخر).
• حماية الرئيس التنفيذي من الإرهاق المتواصل.

الاجتماعات والتواصل: ستتأكد من أن كل اجتماع له هدف وكل محادثة تؤدي إلى نتيجة. من إعداد الموجزات إلى توثيق الملاحظات - ستكون الشخص الذي يربط النقاط.

الإيقاع اليومي:

• مراجعة الجدول الصباحي مع موجزات الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات الرئيسية لتدوين الملاحظات.
• إرسال تحديثات نهاية اليوم حتى لا تفوت أي شيء.

متابعة المهام والمشاريع: يقدم الرئيس التنفيذي التوجيه - تضمن أن يتحول إلى عمل. ستحافظ على الفرق في المسار الصحيح، وتتابع التقدم، وترفع العلم إذا كان هناك شيء يتأخر.

أنت الشخص الذي يضمن:

• تسجيل المهام، وتتبعها، ومتابعتها.
• تبقى الفرق مسؤولة.
• لا تضيع الأولويات في الزحام.

المستندات والتقارير: من شرائح مجلس الإدارة إلى الملاحظات السريعة، ستنظم وتحضر المعلومات التي يحتاجها الرئيس التنفيذي. محرك Google Drive منظم، تقارير واضحة، ومستندات منطقية - هذه هي سحرك.

التنسيق بين الفرق: لدينا عمل به العديد من الأجزاء المتحركة - الفعاليات، المبيعات، التسويق، والمزيد. ستكون الجسر، تتأكد من أن الجميع متوافقون ويتحركون في نفس الاتجاه.

السفر والفعاليات (عند الحاجة): الرحلات، التأشيرات، الفنادق، الأجندات - ستعتني بالتفاصيل حتى يشعر السفر بالسلاسة والإنتاجية، وليس بالتوتر.

دعم البريد الوارد والتواصل: اعتبر نفسك الخط الأول للدفاع في بريد الرئيس التنفيذي. ستعطي الأولوية لما هو مهم، وتكتب الردود، وتتأكد من عدم تفويت أي بريد إلكتروني مهم.

حماية الوقت والسرية: حماية وقت ومعلومات الرئيس التنفيذي جزء من حمضك النووي. ستعرف ما يجب تصفيته، وما يجب تصعيده، وكيفية التعامل مع الأمور الحساسة بسرية.

الأرقام ومؤشرات الأداء الرئيسية: ليس من الضروري أن تكون CFO، ولكنك ستتتبع الإيرادات، والتسجيلات، والميزانيات، ومؤشرات الأداء للفعاليات - مما يوفر للرئيس التنفيذي رؤية واضحة لما يعمل (وما يحتاج إلى اهتمام).

كيف يبدو النجاح:

• يدخل الرئيس التنفيذي كل يوم مستعدًا ومركزًا.
• تتحرك الاجتماعات والمشاريع للأمام دون تذكيرات.
• تشعر الفرق بالدعم والمساءلة.
• يبدو بريد الرئيس التنفيذي، والجدول الزمني، والأولويات تحت السيطرة.
• توفر التقارير واللوحات المعلوماتية الوضوح، وليس الارتباك.