مساعد تنفيذي

Zopreneurs

حول الدور

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي لدعم الرئيس التنفيذي في العمليات اليومية، وإعداد الجداول، والتنسيق الاستراتيجي عبر وحدات الأعمال المتعددة. يتجاوز هذا الدور المهام الإدارية التقليدية، ويتطلب شخصًا قادرًا على التفكير مسبقًا، وإدارة الأولويات بكفاءة، والعمل كدعامة تشغيلية لضمان توجيه وقت الرئيس التنفيذي وتركيزه نحو نمو الأعمال وتأثيرها.

ستتعامل أيضًا مع المسؤوليات الإدارية الرئيسية وإدارة المكتب، وضمان سير العمليات الداخلية بسلاسة، والتواصل المهني، وبيئة عمل منظمة جيدًا.

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي

• إدارة وصيانة جدول أعمال الرئيس التنفيذي اليومي، والاجتماعات، وخطط السفر، لضمان الاستخدام الأمثل للوقت عبر وحدات الأعمال.
• حضور الاجتماعات، وتدوين الملاحظات بالتفصيل، وضمان التوثيق والمتابعة في الوقت المناسب على زوهو CRM.
• مراقبة والرد على الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والرسائل نيابة عن الرئيس التنفيذي باحترافية ودقة.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية 1-2-1 مع أصحاب المصلحة، والشركاء، والعملاء.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والتحديثات للاجتماعات القيادية.
• الحفاظ على تحديث جميع جهات الاتصال، والصفقات، والاجتماعات، وسجلات التواصل على زوهو CRM.
• تتبع بانتظام والإبلاغ عن مؤشرات الأداء الرئيسية للرئيس التنفيذي وإكمال المهام.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات التي تعزز إنتاجية الرئيس التنفيذي.

إدارة المكتب

• الإشراف على إدارة المكتب اليومية بما في ذلك المستلزمات، والقرطاسية، وعناصر المطبخ، وتنسيق الموردين.
• ضمان صيانة مرافق المكتب، والمطبخ، وغرف الاجتماعات بشكل جيد واستعدادها للزوار.
• التعامل مع مدفوعات المرافق، والتجديدات، والنفقات الإدارية مثل DEWA، والواي فاي، ورخص الأعمال.
• إدارة مركبة الشركة (تجديد التأمين، جداول الخدمة، التسجيل، ورصيد سالك).
• تنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لضمان التسليم في الوقت المناسب وسلاسة العمليات المكتبية.
• تنظيم المرطبات وترتيبات الضيافة للضيوف والاجتماعات.

العمليات والتنسيق

• مراجعة المهام اليومية على زوهو وضمان إكمالها ضمن المواعيد النهائية.
• حضور الاجتماعات اليومية وتنسيق مهام العمل عبر الأقسام.
• مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية الأسبوعية والشهرية وإعداد ملخصات للإدارة.
• دعم في تنفيذ عمليات وأدوات جديدة لتحسين تدفقات العمل الداخلية والكفاءة.
• المساعدة في تنسيق الأحداث الصغيرة وأنشطة التواصل مع أصحاب المصلحة.

المسؤوليات الشهرية والسنوية

• جدولة وتنظيم اجتماعات 1-2-1 الشهرية مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين.
• تقديم عملية جديدة أو مبادرة تحسين واحدة كل شهر لتبسيط عمليات الرئيس التنفيذي.
• مراجعة التجديدات السنوية (تأمين المركبات، ورخص الشركات، إلخ) وضمان إكمالها في الوقت المناسب.
• المساعدة في التخطيط وتنسيق أحداث الشركة، أو الأنشطة الخاصة عند الحاجة.