مساعد تنفيذي

Deeju International Grou...

المسؤوليات الرئيسية

الدعم التنفيذي

• إدارة الجداول الزمنية والأولويات والمواعيد وجدولة سير العمل والأولويات اليومية.
• التعامل مع التواصل عبر البريد الإلكتروني، والمتابعات، والتنسيق اليومي بمهنية.
• إعداد التقارير والمستندات التجارية بدقة ووضوح واهتمام بالتفاصيل.
• تنظيم الملفات وأنظمة الوثائق الرقمية.
• تقديم الدعم الإداري والتنفيذي على مستوى عالٍ للقيادة العليا.
• الرد بسرعة على الأمور العاجلة عبر واتساب والبريد الإلكتروني.
• تتبع المهام الجارية والمواعيد النهائية والتحديثات التشغيلية لضمان كفاءة سير العمل.

دعم عمليات اللوجستيات

• متابعة الشحنات، والجداول الزمنية، والوثائق، وتحديثات الحالة.
• المساعدة في عمليات اللوجستيات اليومية والتواصل.
• دعم إعداد الفواتير التجارية، وقوائم التعبئة، وأوراق اللوجستيات.
• تنسيق مع شركات الشحن، والناقلين، والمستودعات عند الحاجة.
• مراقبة حالات الشحن، وتحديد التأخيرات أو الاستثناءات، وتصعيد القضايا بشكل استباقي.
• ضمان إدخال بيانات دقيقة والحفاظ على جميع الأنشطة اللوجستية منظمة ومحدثة.
• المساهمة في حل المشكلات التشغيلية وتحسين العمليات ضمن سير العمل اللوجستي.

دعم المحاسبة والتدقيق

• الإشراف على التحقق والمطابقة والتسجيل الدقيق لجميع المعاملات المالية المتعلقة باللوجستيات، بما في ذلك فواتير الشحن، ورسوم الجمارك، وفواتير الموردين.
• التنسيق بشكل استباقي مع فرق المحاسبة والتدقيق الداخلي من خلال توفير الوثائق في الوقت المناسب، وحل التباينات، وضمان الامتثال الكامل لمتطلبات التدقيق والرقابة المالية.
• تحديد التناقضات داخل الوثائق المالية أو اللوجستية وتصعيد القضايا إلى الأقسام المعنية لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
• دعم التدقيق الداخلي والخارجي الدوري من خلال إعداد تقارير جاهزة للتدقيق، وملفات إثباتية، ووثائق امتثال.
• التواصل مع شركات الشحن، ووكلاء الجمارك، والموردين لحل التباينات في الفواتير والتحقق من المستندات الداعمة قبل معالجة المدفوعات.
• إنتاج ملخصات مالية دورية وتقارير تحليل تكلفة لدعم اتخاذ القرار الاستراتيجي لعمليات اللوجستيات.
• توصية وتنفيذ تحسينات عملية ضمن سير العمل في المحاسبة واللوجستيات لتعزيز الدقة، وكفاءة العمليات، وشفافية التدقيق.