مساعد تنفيذي

Lucid Motors

نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية واستباقي لدعم المدير الأول، العمليات في بيئة تصنيع سيارات سريعة الوتيرة. تلعب هذه الدور دورًا رئيسيًا في ضمان التنفيذ السلس للمهام الإدارية، والتنسيق، والاتصال عبر فريق قيادة العمليات. سيكون المرشح المثالي دقيقًا، وموثوقًا، وقادرًا على التعامل مع المعلومات السرية بسرية.

الدعم التنفيذي:

• إدارة جدول أعمال المدير الأول، والمواعيد، وجدول الاجتماعات.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك التأشيرات، والرحلات، والإقامة، والنقل.
• إعداد الأجندات، وتدوين محاضر الاجتماعات، والمتابعة بشأن عناصر العمل للاجتماعات الرئيسية.

الاتصال والتنسيق:

• العمل كنقطة اتصال بين المدير الأول والمستفيدين الداخليين/الخارجيين.
• صياغة وتدقيق الاتصالات المهنية، والتقارير، والعروض التقديمية، والمذكرات.
• تنسيق الاتصال والمتابعة مع قادة الأقسام لضمان التحديثات في الوقت المناسب وإنجاز المهام.

إدارة الوثائق:

• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة إلكترونياً وفعلياً للوثائق التشغيلية، والعقود، والملفات السرية.
• إعداد وإدارة المراسلات، والتقارير، والوثائق حسب الطلب.
• ضمان تقديم التقارير، ومؤشرات الأداء الرئيسية، وتحديثات المشاريع بدقة وفي الوقت المناسب.

دعم الفعاليات والاجتماعات:

• تنظيم اجتماعات الفريق، ومراجعات القيادة، وورش العمل، وزيارات المصانع.
• إدارة اللوجستيات للفعاليات الداخلية، مثل تقديم الطعام، وحجز الأماكن، وترتيبات الزوار.
• تتبع والمتابعة بشأن العناصر القابلة للتسليم للاجتماعات مع الفرق متعددة الوظائف.

المساعدة التشغيلية:

• المساعدة في تتبع المعالم التشغيلية، وخطط المشاريع، ومؤشرات الأداء الرئيسية للقسم.
• دعم توظيف الموظفين الجدد في قسم العمليات (إعداد مساحة العمل، ومعالجة الوثائق، والوصول إلى النظام).
• مراقبة مستلزمات المكتب وضمان أن المعدات والخدمات تعمل بسلاسة.

المهارات

• إتقان مجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint) وأدوات إدارة الوثائق.
• قدرات تنظيمية قوية، وإدارة الوقت، والقدرة على القيام بعدة مهام في آن واحد.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية مع المعلومات الحساسة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة ديناميكية.