أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
أي
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
مساعد تنفيذي (منسق العمليات والمهام) – عُمان (في الموقع، دوام كامل)
نحن نبحث عن مساعد تنفيذي نشط ومنظم للغاية لدعم قيادتنا وفرقنا. يركز هذا الدور على تنسيق المهام، إنشاء العمليات، وضمان تنفيذ سلس للعمليات اليومية. ستساعد في تحويل المناقشات إلى إجراءات واضحة، والحفاظ على المساءلة، وبناء عمليات بسيطة قابلة للتوسع.
المسؤوليات الرئيسية
- التقاط المهام من المحادثات، الدردشات، والملاحظات الصوتية. تحويلها إلى مهام واضحة مع المالكين، وتواريخ الاستحقاق، والسياق.
- الحفاظ على قوائم الأولويات، تسليط الضوء على العوائق، واقتراح الخطوات التالية.
- ضمان أن كل مهمة لها مالك، موعد نهائي، ومعايير إكمال واضحة.
- متابعة المهام، تذكير المالكين قبل المواعيد النهائية، وتصعيد القضايا عند الحاجة.
- الحفاظ على لوحة معلومات مرئية في Microsoft Planner لتتبع حالة المهام.
- إعداد ملخصات الاجتماعات ونشر ملخصات الإجراءات خلال 24 ساعة بعد الاجتماعات.
- إدارة الطلبات الواردة، حماية وقت تركيز التنفيذي، وصياغة الرسائل عند الحاجة.
- إنشاء إجراءات التشغيل القياسية والقوالب البسيطة لسير العمل المتكرر، والملخصات، وتحديثات الحالة.
- الحفاظ على تنظيم أنظمة المعلومات، نشر تحديثات الحالة الأسبوعية، والحفاظ على قوائم مرجعية رئيسية.
- تحديد الخطوات المتكررة وإعداد أتمتة خفيفة باستخدام Microsoft Power Automate أو Copilot.
- التواصل بوضوح عبر الفرق مع تحديثات ومتابعات في الوقت المناسب.
- إجراء متابعات أسبوعية مع المالكين ودعم مراجعات التخطيط الربعية.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المؤهلات
- حد أدنى 3 سنوات من الخبرة في المساعدة التنفيذية، تنسيق المشاريع، أو العمليات.
- خبرة في إنشاء إجراءات التشغيل القياسية والعمليات الخفيفة.
- مهارات قوية في أدوات Microsoft 365 مثل Teams وPlanner وOutlook. المعرفة بـ Power Automate أو Copilot ميزة إضافية.
- إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً ومحادثةً. العربية ميزة إضافية.
- ملكية قوية، تنظيم، تواصل استباقي، وحسن تقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
مؤشرات النجاح
- دقة عالية في التقاط وتعيين المهام ضمن المواعيد النهائية.
- أغلب المهام مكتملة في الوقت المحدد مع نتائج واضحة.
- نقاط العمل من الاجتماعات تم تسجيلها وتتبعها باستمرار.
- إجراءات التشغيل القياسية والعمليات تم اعتمادها بفعالية من قبل الفرق.
- لوحات معلومات وتقارير نظيفة ومحدثة.
خطة الـ 90 يومًا الأولى
- الأيام الثلاثون الأولى: تتبع التنفيذي، إعداد Planner كمتتبع رئيسي للمهام، وصياغة إجراءات التشغيل القياسية الأولية.
- من 31 إلى 60 يومًا: توسيع إجراءات التشغيل القياسية، إطلاق القوالب، وتقديم الأتمتة الأساسية. نشر أول تقرير أداء شهري.
- من 61 إلى 90 يومًا: تعزيز عمليات التصعيد، تحسين معدلات إكمال المهام، تنقيح إجراءات التشغيل القياسية، واقتراح تحسينات جديدة.
معايير العمل
- مقرها في عُمان، تغطي ساعات العمل الأساسية GST +04:00 مع مرونة للمتابعات العاجلة.
- سلطة جدولة المتابعات، إرسال التذكيرات أو التصعيدات، وطلب التحديثات.
- يجب التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واتباع سياسات الشركة.
هذا الدور مناسب بشكل أفضل لشخص يزدهر في بيئات سريعة الحركة، يستمتع بتنظيم سير العمل المعقد، ويأخذ ملكية دفع الأمور للأمام.
نوع العمل
- دوام كامل
القطاع المهني للشركة
- منتجات صناعية
- معدّات ثقيلة
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- توجيه
- أتمتة سير العمل
- الاتصال
- إنشاء SOP
- مساعد تنفيذي أول
- مساعد إداري
- مدير مكتب
- في الموقع
- GST
- منسق المهام
- العمليات
- إدارة المكتب
- تقرير النفقات
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Water Vision Technology
Ana Boncodin - Human Resources
Building 1384, Block 223, Plot 386 19 Bausher - Madinat Al S Building 1384, Block 223, Plot 386 19 Bausher - Ma dinat Al S United Arab Emirates, 31647, Muscat, Oman