مساعد تنفيذي

The French Institute of Morocco

التكوين : رخصة (بكالوريا +3 / بكالوريا +4) كحد أدنى

خبرة مثبتة في المساعدة التنفيذية

جميع المراجع تخضع للتحقق.

الخبرة

• إتقان اللغة الفرنسية (المحادثة، القراءة، الكتابة) ضروري
• إجادة جيدة لبرامج المكتب (حزمة Microsoft Office)
• صياغة وتنسيق الوثائق الإدارية
• إظهار إحساس قوي بالتنظيم واحترام الإجراءات.
• نقل المعلومات الموثوقة
• العمل في شبكة
• معرفة بقانون العمل المغربي مرغوبة بشدة
• إجادة جيدة لإجراءات الموارد البشرية

الصفات الشخصية

• الصرامة، الطريقة وإحساس بالتنظيم
• نشاط R
• الاستقلالية والمبادرة
• القدرة، التكيف، المرونة
• الاحتياط والسرية المهنية
• مهارات قوية في التواصل والعلاقات، سهولة في بناء العلاقات، ومهارات استماع ممتازة.
• إحساس بالخدمة العامة والعمل الجماعي
• مهارات العلاقات والكتابة

الإدارة وإدارة الوثائق:

• صياغة ومتابعة المراسلات الإدارية، وضمان امتثالها وفعاليتها.
• إدارة جدول الأعمال للمديرية من خلال التخطيط والتنظيم للمواعيد والاجتماعات بشكل مثالي.
• الحفاظ على سجلات محدثة لإرسال واستلام الوثائق لأغراض تتبع دقيقة.
• ضمان متابعة العقود والاتفاقيات مع الشركاء ومقدمي الخدمات.
• معالجة وتتبع ونقل الوثائق الإدارية بدقة وضمن المواعيد النهائية المحددة.
• تنظيم حفظ وأرشفة الوثائق لتسهيل الوصول السريع والفعال إلى المعلومات. تقديم الدعم لفريق المحاسبة والمالية حسب الحاجة.

إدارة اللوجستيات والتنظيم:

• تحديد الاحتياجات من المستلزمات الإدارية وغيرها، وإجراء الطلبات وضمان استلامها.
• تخطيط وتنظيم حركة الموظفين وأصحاب المصلحة، وضمان وجود اللوجستيات الإدارية والتشغيلية.
• تخطيط وتنظيم وتنسيق الاجتماعات، وجلسات التدريب والاستقبالات، وضمان سيرها بسلاسة.
• ضمان تدفق سلس للمعلومات بين الأقسام المختلفة والمساهمة في تنسيق الأنشطة بين الأقسام.
• المشاركة في تنفيذ أنشطة المعهد، من خلال دعم تنظيم الفعاليات وإدارة الجوانب اللوجستية.