الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية ستشمل:

الدعم في الإشراف العام على بيئة المكتب والتواصل مع نواب الرئيس وإنشاء المعايير والإجراءات.

مسؤول عن التنسيق الفعال والمتابعة للأنشطة والالتزامات الخاصة بنواب الرئيس من خلال إنتاج وإدارة تقويم رئيسي متكامل للأحداث الرئيسية، التواريخ، والمواعيد النهائية التي تعتبر حاسمة لعمل تطوير الأعمال.

يدير تدفق المعلومات وتتبع الامتثال، بما في ذلك المواد الحساسة والسرية للغاية، مع درجة عالية من السرية، عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، إلى فريق القيادة، الشركاء الداخليين، والمنظمات الخارجية.

ينسق الاجتماعات والأجندات لاجتماعات نواب الرئيس، فضلاً عن أحداث BDX السنوية. يسجل محاضر الاجتماعات والجلسات التنفيذية. يساعد في تطوير وتنفيذ تقارير الأعمال.

يضمن الاجتماعات السلسة والناجحة التي ترتبط بمسؤوليات نواب الرئيس. وهذا يشمل الترتيبات العامة وتفاصيل جدولة غرف الاجتماعات، إعداد الأجندات، قوائم الطعام، إعداد الغرف، واحتياجات المعدات.

يعمل كمساعد تنفيذي لنواب الرئيس، ويقوم بإنشاء المراسلات، التقارير، أوراق التتبع، ومواد أخرى؛ تنسيق ترتيبات السفر، المساعدة في المشاريع، القدرة على إدارة جميع جوانب الاتصال، إلخ. سيتطلب هذا المشاركة في إعداد العروض التقديمية، المشاركة في الاجتماعات، المساعدة في تطوير خطط المشاريع، التحكم في الميزانية والنفقات.

يساعد في إعداد الوثائق والأرشفة الإلكترونية والنسخ الورقية. يوفر مرجعًا تاريخيًا من خلال تطوير واستخدام أنظمة الملفات والاسترجاع وتسجيل مناقشات الاجتماعات. يحتفظ بالسجلات كما هو موصى به.

ترتيب السفر ومعالجة الفواتير المتعلقة بالبلد. يحافظ على جدول مواعيد التنفيذي من خلال التخطيط وجدولة الاجتماعات، المؤتمرات، المكالمات الهاتفية، والسفر.

يسهل الاجتماعات المجدولة بانتظام مع أعضاء الفريق في جميع أنحاء المنظمة من أجل تعزيز كفاءة وفعالية الدعم الإداري.

يحافظ على وقت التنفيذي من خلال القراءة، البحث، وتوجيه المراسلات؛ كتابة الرسائل والوثائق/التقارير؛ جمع وتحليل المعلومات؛ وبدء الاتصالات الهاتفية. يحمي المعلومات من خلال إكمال النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات.

يحافظ على المعرفة المهنية والتقنية من خلال حضور ورش العمل التعليمية، مراجعة المنشورات المهنية، إنشاء الشبكات الشخصية، والمشاركة في الجمعيات المهنية.

ينهي المشاريع من خلال تخصيص الأعمال لموظفي الكتابة والمتابعة على النتائج.

عنك

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة.

5 سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي ومعرفة بمستوى التنفيذيين.

مهارات تواصل وتفاعل شخصية ممتازة.

القدرة على العمل بشكل مستقل مع إشراف قليل & مع مجموعة متنوعة من الأفراد.

القدرة على التخطيط، التنسيق، وتحديد أولويات العمل.

نزاهة شخصية عالية ومعايير أخلاقية.

إجادة مجموعة Microsoft Office. خبرة مع Microsoft SharePoint & Microsoft Teams/ Word/Excel/PowerPoint. تنسيق المشاريع هو ميزة إضافية.

القدرة على إظهار مهارات التقارير، إدارة الوقت، ومهارات العرض القوية.

إجادة اللغة الإنجليزية & العربية

إتقان التواصل الرسمي والرسائل باللغتين العربية والإنجليزية.

مساعد تنفيذي BD

مساعد تنفيذي
BD