مساعد تنفيذي
Marsh McLennan
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 6 ساعات
أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
3 - 5 سنوات
موقع العمل
الرياض، المملكة العربية السعودية
التعليم
أي تخرج()
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
المسؤوليات الرئيسية:
- بناء علاقات مع العملاء ومساعديهم
- فهم الأهداف التجارية لكل شريك مدعوم والمساعدة في دفعها للأمام بشكل استباقي
- قيادة الدعم الإداري لطلبات العروض/استجابات العطاءات
- الحفاظ على تحديث قائمة جهات الاتصال والأنشطة التجارية في قاعدة بيانات CRM
- تتبع والحفاظ على نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك
- استباقياً تحديد العملاء الذين لم يتم التواصل معهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة
- تنفيذ المكالمات المطلوبة للمتابعات مع العملاء
- مساعدة قسم التسويق في تنسيق المراسلات المخصصة
- إعداد الرسائل، والعروض، والمستندات الأخرى باستخدام أنماط تنسيق أوليفر وايمان.
تحديد المواعيد
- الحفاظ على جداول مواعيد الشركاء، وتحديد الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الاقتضاء
- استباقيًا تحديد الفرص لإضافة الاجتماعات الداخلية والخارجية؛ المقابلات، اجتماعات الموظفين، المتابعات
- مساعدة في جدولة المشاريع المعقدة حسب الطلب من الشريك و/أو فريق المشروع.
ترتيب السفر
- تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر القطارات، إلخ.
- التنسيق مع التنقل وHC للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل اللازمة
- تطوير فهم لتفضيلات الجدولة والسفر للشريك
- تنسيق السفر بشكل فعال من خلال تجميع اجتماعات العملاء عندما يكون ذلك ممكنًا (أنت في باريس لرؤية شركة XYZ، هل يجب أن أحاول ترتيب اجتماع مع شركة X لأننا لم نتحدث معهم منذ ثلاثة أشهر)
الإدارة اليومية
- إدارة الوثائق والنتائج المشروع عند الطلب
- إبلاغ الموظفين ومساعدي الممارسات بالتمديدات/إعادة التفاوض
- إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العملاء السرية
- التصرف كنقطة الاتصال المركزية لجميع احتياجات الإدارة المعينة للشريك، والتنسيق مع أقسام الدعم الأخرى حسب الضرورة
تقرير الساعات والنفقات
- إعداد جداول الوقت الشهرية لكل شريك معين
- إعداد جميع تقارير النفقات و/أو تفويض مساعد فريق عند الضرورة
- طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة للفرق المشروع ذات الصلة
دعم الفريق
- توفير تغطية لمساعدي التنفيذ الذين غابوا عن المكتب لضمان دعم سلس للرؤساء/الشركاء
- توفير تغطية قصيرة الأجل للرؤساء/الشركاء الذين قد يكونون في خضم انتقال مهمة المساعد أو الذين هم جدد على الشركة
- تقديم التدريب والدعم لمساعدي التنفيذ الجدد
- المشاركة في اجتماعات الفريق والمشاريع مع التركيز على تحسين العمليات والأداء العام لفريق المساعدين التنفيذيين
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور مماثل. خبرة في الخدمات المالية، الاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية بالإضافة إلى
المهارات التقنية: مهارات متقدمة في Word وPowerPoint وOutlook، مهارات Excel مريحة، حل المشكلات بشكل إبداعي، معرفة بأنظمة CRM (مايكروسوفت ديناميكس)، Google Drive وSharePoint، ميزة ولكن ليس ضروريًا، الإنجليزية والعربية - مطلوبة.
المهارات والسمات: إيجابي واستباقي مع الحفاظ على التعاون، منظم للغاية ودقيق، ولكن يعمل جيدًا ضمن فريق، وكذلك بشكل مستقل، محترف، دبلوماسي وقادر على التواصل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة، حل المشكلات - قادر على العمل مع فرق أخرى وأعضاء الفريق بشكل فعال للوصول إلى حل وهدف قابلين للتحقيق، تركيز قوي على الخدمة - مكرس لتلبية توقعات جميع الموظفين من خلال تأمين علاقات فعالة مع العملاء وتنفيذ النتائج بأعلى المعايير. متواصل ومفاوض ممتاز - قادر على التعامل بفعالية مع الأشخاص على جميع المستويات عبر بيئة متعددة الثقافات، نضج، رزانة وحكمة. القدرة على الحفاظ على واحترام السرية. القدرة على التفكير استراتيجيًا والمساهمة في تطوير نموذج القسم. من يأخذ التعليقات البناءة بشكل جيد ويقوم بدمج التعليقات بسرعة. القدرة على إدارة حجم العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة جدًا. القدرة على القيام بمشاريع وإنتاج نتائج عالية الجودة وفي الوقت المناسب. مبادر، قوي في المبادرة، واثق وقادر على العمل مع القليل من الإشراف. لاعب فريق متعاون، موقف إيجابي، إحساس بالمرح: اجتماعي وودود. القدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد، لتحديد الأولويات وإدارة الوقت الخاص - ليس شخصًا يراقب الساعة أو شخصًا غير مستعد للخروج عن وصف وظيفته. منهجي، منظم واهتمام ممتاز بالتفاصيل. موقف مرن؛ يتقبل التغيير، مجتهد، مدرك للتكاليف ويدفع نحو النتائج.
القطاع المهني للشركة
- الاستشارة
- الاستشارة الادارية
- خدمات استشارية
المجال الوظيفي / القسم
- السكرتير
- المكتب الأمامي
- المساعد الشخصي (PA)
الكلمات الرئيسية
- مساعد تنفيذي
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Marsh McLennan
Company: Oliver Wyman is now looking to recruit an Executive Assistant to join our Middle East office and be part of our IMEA (India Middle East Africa) team! The role will be based out of Riyadh office. Oliver Wyman is a business of Marsh (NYSE: MRSH), a global leader in risk, reinsurance and capital, people and investments, and management consulting, advising clients in 130 countries. With annual revenue of over $27 billion and more than 95,000 colleagues, Marsh helps build the confidence to thrive through the power of perspective.