مساعد تنفيذي

The Professionals

مساعد تنفيذي للمدير العام - MEMR

ملخص الوظيفة:

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية، نشط، وماهر بشكل استثنائي لتقديم الدعم الإداري والاستراتيجي الشامل لمديرنا العام. تتطلب هذه الوظيفة المحورية فردًا ديناميكيًا يمكنه إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتسهيل الاتصال السلس، وإعداد العروض التقديمية المؤثرة. يجب أن يكون المرشح المثالي مستعدًا للسفر بشكل متكرر، ويمتلك مهارات اتصال باللغة الإنجليزية لا تشوبها شائبة (كتابة وشفهية)، ويظهر إتقانًا متقدمًا في Microsoft Excel وPowerPoint.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم الإداري:
  • إدارة وصيانة الجدول الزمني المعقد للمدير العام، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
  • تحديد أولويات وإدارة الاتصالات الواردة (البريد الإلكتروني، المكالمات، البريد)، وصياغة الردود وإعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
  • تنظيم والتحضير للاجتماعات، بما في ذلك صياغة الأجندات، وتدوين المحاضر، وتتبع عناصر العمل، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
  • إعداد ومعالجة تقارير النفقات، والفواتير، وغيرها من الوثائق المالية.
  • الحفاظ على نظم الملفات الرقمية والمادية منظمة بشكل كبير.
  • التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات الحذر.
• إدارة السفر:
  • ترتيب لوجستيات السفر المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل الأرضي، وطلبات التأشيرات.
  • إعداد جداول تفصيلية وحزم السفر.
  • تقديم الدعم أثناء السفر للمدير العام عند الحاجة.
• الاتصال والعرض:
  • صياغة، وتدقيق، وتحرير مجموعة متنوعة من الوثائق، بما في ذلك التقارير، والعروض التقديمية، والمذكرات، والمراسلات، مع ضمان الدقة والجودة المهنية.
  • تطوير وتقديم عروض تقديمية جذابة باستخدام Microsoft PowerPoint لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وغالبًا نيابة عن المدير العام.
  • إنشاء وصيانة جداول بيانات معقدة باستخدام Microsoft Excel لتحليل البيانات، وإعداد التقارير، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية.
  • التصرف كنقطة اتصال رئيسية لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، تمثيل المدير العام بشكل احترافي وفعال.
• دعم المشاريع والمبادرات:
  • المساعدة في تنسيق وتنفيذ المشاريع الخاصة والمبادرات كما هو موكلاً من المدير العام.
  • إجراء الأبحاث، وتجميع البيانات، وإعداد الملخصات لدعم اتخاذ القرارات.

المؤهلات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة مفضل.
• حد أدنى من 2-4 سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي يدعم كبار المديرين التنفيذيين، ويفضل ضمن بيئة عمل سريعة الوتيرة.
• يجب أن يكون مستعدًا وقادرًا على السفر بشكل متكرر، سواء داخليًا أو دوليًا، أحيانًا مع إشعار قصير.
• إجادة استثنائية للغة الإنجليزية، كتابة وتحدثًا، مع قدرة مثبتة على التواصل بوضوح، واختصار، وإقناع.
• إتقان متقدم في مجموعة Microsoft Office، لا سيما Excel (مثل الجداول المحورية، VLOOKUP، الصيغ المعقدة، تصوير البيانات) وPowerPoint (مثل إنشاء قوالب احترافية، الرسوم المتحركة، تصميم الشرائح المؤثر، دمج الرسوم البيانية والمخططات).
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات بشكل فعال في بيئة مت demanding.
• قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف وكجزء من فريق.
• درجة عالية من الاحتراف، والنزاهة، والسرية.
• استباقي، وموارد، وموجه نحو التفاصيل مع قدرة قوية على حل المشكلات.