مساعد تنفيذي

Rua Al Madinah Holding

لتوفير دعم إداري شامل وفعال للرئيس التنفيذي للعمليات، مما يساهم في سير العمل السلس لقطاع العمليات.

• الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي للعمليات، وتحديد الاجتماعات، والمواعيد، وجداول السفر.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات، والفنادق، ووسائل النقل البرية.
• إعداد مواد الإحاطة وجداول الأعمال للاجتماعات، والمؤتمرات، والعروض التقديمية.
• إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر، والمكالمات، والرسائل، وتصنيف المعلومات وترتيب أولوياتها للمدير التنفيذي للعمليات.
• صياغة وتدقيق المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية حسب التوجيهات.
• التواصل مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية، والرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات.
• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية للمدير التنفيذي للعمليات، وضمان الوصول الفعال إلى الوثائق.
• إعداد وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.
• متابعة المواعيد النهائية والمتابعة بشأن المهام المعلقة.
• تنظيم وإعداد غرف الاجتماعات والمواد لاجتماعات المدير التنفيذي للعمليات.
• تدوين محاضر دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات.
• تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع الداخلية والخارجية التي يقودها المدير التنفيذي للعمليات.
• الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة والشؤون المالية.
• ممارسة discretion والحكم المهني عند التعامل مع الجهات المعنية والمعلومات السرية.
• إدارة الصندوق النقدي والنفقات الإدارية لقسم العمليات.
• تنسيق احتياجات اللوازم والمعدات المكتبية.
• المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة كما هو موكل.
• نظام إدارة HSSE: الامتثال وتنفيذ متطلبات HSSE وفقًا للأدوار والمسؤوليات المعتمدة من RUA.