مساعد تنفيذي

Rua Al Madinah Holding

لتقديم دعم إداري وتقني شامل وفعال للمدير التنفيذي، مما يسهم في التشغيل السلس لوظيفة المنظمة وتعزيز الفعالية.

المسؤوليات:

• الحفاظ على إدارة تقويم المدير التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، ومسارات السفر.

• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، والفنادق، ووسائل النقل الأرضية.

• إعداد مواد الإحاطة وجداول الأعمال للاجتماعات، والمؤتمرات، والعروض التقديمية.

• إدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة، والمكالمات، والرسائل، وتصنيف المعلومات وترتيب أولوياتها للمدير التنفيذي.

• إعداد وتدقيق المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية حسب التوجيه.

• التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات.

• الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والفيزيائية للمدير التنفيذي، لضمان الوصول الفعال إلى الوثائق.

• إعداد وتحرير التقارير، والعروض التقديمية، وغيرها من الوثائق حسب الحاجة.

• تتبع المواعيد النهائية والمتابعة بشأن المهام المعلقة.

• تنظيم وإعداد غرف الاجتماعات والمواد لاجتماعات المدير التنفيذي.

• أخذ ملاحظات دقيقة وشاملة خلال الاجتماعات.

• تقديم الدعم اللوجستي للمشاريع الداخلية والخارجية التي يقودها المدير التنفيذي.

• الحفاظ على سرية صارمة بشأن المعلومات الحساسة المتعلقة بمسائل تسليم البناء المعياري.

• ممارسة discretion وحكم مهني في التعامل مع أصحاب المصلحة والمعلومات السرية.

• إدارة النقدية الصغيرة والميزانية الإدارية.

• تنسيق احتياجات اللوازم والمعدات المكتبية.

• المساعدة في المشاريع والمبادرات الخاصة حسب التكليف.