مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

تقوم المساعدة التنفيذية بدور محوري في نجاح أي منظمة من خلال تقديم دعم إداري على أعلى مستوى لقادة التنفيذ، وغالبًا ما يكونون الرئيس التنفيذي أو فريق الإدارة العليا. تتطلب هذه الوظيفة فردًا منظمًا للغاية ودقيقًا يمكنه إدارة مهام ومشاريع متعددة بدقة وكفاءة. تعمل المساعدة التنفيذية كحارس بوابة، حيث تضمن إدارة جدول أعمال التنفيذي بشكل فعال، بينما تتعامل أيضًا مع الاتصالات والتعاون عبر المنظمة. يتطلب هذا الدور الديناميكي مهارات ممتازة في إدارة الوقت، والقدرة على التفكير في المواقف المختلفة، ونهج استباقي لحل المشكلات. على الرغم من أن الوظيفة يمكن أن تكون سريعة الخطى وتتطلب الكثير، إلا أنها توفر فرصة للعمل عن كثب مع قيادة الشركة، مما يوفر رؤية في عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية ويساهم في نجاح المنظمة.

المسؤوليات

• تنسيق الجدولة المعقدة وإدارة التقويم لفريق التنفيذي.
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين والأطراف المعنية الداخلية/الخارجية.
• تنظيم وإعداد المواد للاجتماعات والعروض التقديمية والتقارير.
• إدارة ترتيبات السفر والجداول الزمنية للرحلات التجارية والمؤتمرات.
• المساعدة في إعداد وتحرير وتنسيق الوثائق المعقدة.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر وضمان أمانها.
• تسهيل الاتصال والتعاون عبر مختلف الأقسام والفرق.
• تقديم الدعم الإداري في إعداد تقارير النفقات والميزانيات.
• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، وأشكال الاتصال الأخرى.
• المساعدة في تنظيم الفعاليات، سواء الداخلية أو الموجهة للعملاء، مع ضمان الانتباه للتفاصيل.
• أداء مهام إدارية أخرى لتعزيز فعالية التنفيذي.
• مراقبة والرد على المراسلات التي تتطلب انتباه التنفيذي بشكل سريع.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعدة تنفيذية أو دور إداري ذي صلة.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت الاستثنائية ضرورية للنجاح.
• إتقان مجموعة Microsoft Office ومعرفة بأجهزة المكتب والتطبيقات.
• مهارات تواصل قوية، سواء شفهية أو مكتوبة، للتفاعل بشكل فعال.
• يجب الحفاظ على الحذر والسرية في جميع التفاعلات والمهام.
• درجة عالية من الاحترافية لتمثيل التنفيذي والمنظمة.
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وإدارة أولويات متعددة.