مساعد تنفيذي

Teneo

وصف الوظيفة:

يلعب المساعد التنفيذي في تينيو دوراً حاسماً في دعم قادة الأعمال الكبار، ومساعديهم التنفيذيين، لضمان عمليات سلسة، وتقديم خدمة من الدرجة الأولى لدعم الفرق والأفراد الذين يعملون معهم. مع عقلية المبادرة ومهارات تنظيمية قوية، سيتفوق المرشح المثالي في بيئة سريعة الإيقاع، مما يمكنه من إدارة مهام وأولويات متعددة باحترافية وحرص. وهم مسؤولون عن تقديم أساس إداري سلس يسمح للفرق بالعمل، بالإضافة إلى العمل عن كثب مع التنفيذيين ومساعديهم لدعم وتوقع احتياجاتهم وفهم أولوياتهم.

سيتولى المساعد التنفيذي المشاريع أو الأنشطة المعينة، وينسق الجداول/التقويمات اليومية، ويعد للاجتماعات، ويدير السفر. سيتعين على المرشح المثالي العمل تحت مهل زمنية ضيقة في بيئة عمل سريعة الوتيرة وعالية الطلب مع إظهار خدمة عملاء ممتازة واحترافية في جميع التفاعلات. سيتعين عليهم استباق المشاكل أو القضايا قبل أن تنشأ، والتعاون عن كثب مع التنفيذيين كنقطة اتصال عندما يكون التنفيذي غير متاح. كما أن المساعدين الإداريين مسؤولون أيضاً عن بناء علاقات مع نظرائهم في المنظمة العميلة وعبر شبكة تينيو.

المسؤوليات:

• تقديم الدعم للتنفيذيين الموجودين في الولايات المتحدة ضمن قسم استشارات الإدارة في تينيو
• إدارة جداول التنفيذيين بشكل استباقي، مع إعطاء الأولوية للمراسلات، وإدارة الاتصالات بينهم وبين التنفيذيين والموظفين والم contacts الخارجيين
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك اجتماعات المشاريع، والتأكد من ترتيب اللوجستيات اللازمة، عبر المناطق الزمنية إذا لزم الأمر
• تقديم الدعم المباشر للتنفيذيين الكبار، والمساعدة في تفاعلات العملاء، وتنسيق الفرق، والمهام الإدارية لضمان تسليم المشروع في الوقت المناسب. توقع الأحداث والاجتماعات القادمة، وتحضير التنفيذيين بالمواد اللازمة والحفاظ على منظور طويل الأمد حول أهداف المنظمة
• أن تكون نقطة اتصال للتنفيذيين الكبار وفريق الدعم، والتعامل مع الاتصالات والتفاعلات بأقصى درجات الاحترافية والسرية
• المساعدة في ترتيبات السفر، مع مراعاة أولويات التنفيذيين وإدارة الجداول الزمنية المعقدة بكفاءة
• تحمل مسؤوليات إدارية إضافية مثل الأرشفة، وإدارة الوثائق، والمحافظة على السجلات، وتسوية تقارير السفر والنفقات، والفواتير، وما إلى ذلك.
• إدارة الجوانب التشغيلية لأدوار التنفيذيين، بما في ذلك إعداد المشاريع وتحضير الاقتراحات
• الحفاظ على السرية والمعلومات الحساسة للأعمال بحذر
• احتضان ممارسات العمل المرنة ودعم أعضاء الفريق خلال فترات الغياب أو الانشغال
• قيادة من خلال المثال، وتعزيز العمل الجماعي، والتعاون، وبيئة المكتب الإيجابية
• تعزيز العلاقات الإيجابية مع نظرائهم في مكاتب العملاء وبناء المعرفة عن العملاء الرئيسيين
• إدارة الطلبات الشخصية المتنوعة
• دعم التنفيذيين خارج ساعات العمل التقليدية وأثناء السفر أو المهام الدولية

المؤهلات:

• خبرة 2-3+ سنوات في بيئة الشركة مقدمًا الدعم للتنفيذيين على مستوى عالٍ
• مهارات ممتازة في اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا مطلوبة لهذه الوظيفة حيث تتضمن الدور التواصل المنتظم مع التنفيذيين والعملاء المقيمين في الولايات المتحدة
• إجادة استخدام Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint
• القدرة على توقع الاحتياجات ومعالجة القضايا المحتملة بشكل استباقي مع حكم سليم وحذر
• التزام دقيق بتقديم عمل عالي الجودة جاهز للعملاء
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والازدهار في بيئة سريعة الوتيرة
• التزام بالتعلم والتطوير المهني
• الخبرة في استخدام Robin وConcur وMS Teams وNetSuite، ميزة إضافية

ماذا يمكن أن نقدم لك؟

يحصل المنضمون الجدد على دعم من برنامج تعريف. بالإضافة إلى ذلك، نقدم مجموعة من الفوائد والمكافآت بما في ذلك:

• القدرة على العمل عن بُعد ومن مكتب تينيو في تورونتو حسب الحاجة
• راتب تنافسي (يعتمد على الخبرة)
• سياسة عمل مرنة وإجازة
• مكافأة تقديرية
• مراجعة راتب سنوية
• 100% من تكاليف الرعاية الصحية المدفوعة من قبل صاحب العمل
• تقاعد (مساهمة تنافسية من الشركة)
• استثمار واسع في التنمية الشخصية والتعلم
• إجازة أمومة وأبوة محسنة (حسب طول الخدمة)
• حماية دخل المجموعة
• تأمين الحياة
• تعويض عن رسوم الصالة الرياضية