مساعد تنفيذي

Teneo

وصف الوظيفة:

تلعب المساعد التنفيذي في Teneo دورًا حاسمًا في دعم قادة الأعمال من المستوى الأعلى، ومساعديهم التنفيذيين، وضمان العمليات السلسة، وتقديم خدمة من الطراز الأول لدعم الفرق والأفراد الذين يعملون معهم. مع عقلية المبادرة ومهارات تنظيمية قوية، سيكون المرشح المثالي مزدهراً في بيئة سريعة الخطى، يدير بفعالية مهامًا وأولويات متعددة بمهنية وتقدير. إنهم مسؤولون عن توفير أساس إداري سلس يسمح للفرق بالعمل، بالإضافة إلى العمل عن كثب مع المديرين التنفيذيين ومساعديهم لدعم وتوقع احتياجاتهم وفهم أولوياتهم.

سيقوم المساعد التنفيذي بالإشراف على المشاريع أو الأنشطة المعينة، وتنسيق الجداول اليومية/التقاويم، والتحضير للاجتماعات، وإدارة السفر. سيعمل المرشح المثالي تحت ضغوط زمنية مشددة في بيئة عمل سريعة ومطلوبة بشدة مع التميز في خدمة العملاء والمهنية في جميع التفاعلات. سيقومون بتوقع القضايا أو المشاكل قبل حدوثها، والتعاون عن كثب مع المديرين التنفيذيين كنقطة اتصال عندما يكون المدير التنفيذي غير متاح. كما أن المساعدين الإداريين مسؤولون أيضًا عن بناء علاقات مع نظرائهم في منظمة العملاء وعبر شبكة Teneo.

المسؤوليات:

• تقديم الدعم للمديرين التنفيذيين المقيمين في الولايات المتحدة ضمن أعمال استشارات الإدارة في Teneo
• إدارة جداول المديرين التنفيذيين بشكل استباقي، مع إعطاء الأولوية للمراسلات، وإدارة الاتصالات بينهم وبين المديرين التنفيذيين والموظفين والجهات الخارجية
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك اجتماعات المشاريع، وضمان ترتيب اللوجستيات الضرورية، عبر المناطق الزمنية إذا لزم الأمر
• تقديم الدعم المباشر للمديرين التنفيذيين الكبار، والمساعدة في التفاعلات مع العملاء، وتنسيق الفرق، والمهام الإدارية لضمان تسليم المشاريع في الوقت المحدد
• توقع الأحداث والاجتماعات القادمة، وتحضير المديرين التنفيذيين بالمواد اللازمة والحفاظ على منظور طويل الأمد بشأن أهداف المنظمة
• تكون نقطة الاتصال للمديرين التنفيذيين الكبار وفريق الدعم، مع التعامل مع الاتصالات والتفاعلات بأقصى درجات المهنية والسرية
• المساعدة في ترتيبات السفر، مع مراعاة أولويات المديرين التنفيذيين وإدارة الجداول المعقدة بكفاءة
• تحمل مسؤوليات إدارية إضافية مثل الأرشفة، وإدارة الوثائق، والحفاظ على السجلات، وتسوية تقارير السفر والنفقات، والفواتير، إلخ.
• إدارة الجوانب التشغيلية لدور المديرين التنفيذيين، بما في ذلك إعداد المشاريع وإعداد الاقتراحات
• الحفاظ على السرية والمعلومات الحساسة للأعمال بتقدير
• احتضان ممارسات العمل المرنة ودعم أعضاء الفريق خلال فترات الغياب أو الانشغال
• قيادة بالقدوة، وتعزيز العمل الجماعي، والتعاون، وبيئة المكتب الإيجابية
• تعزيز العلاقات الإيجابية مع نظرائهم في مكاتب العملاء وبناء المعرفة حول العملاء الرئيسيين
• إدارة الطلبات الشخصية المتنوعة
• دعم المديرين التنفيذيين خارج ساعات العمل التقليدية وأثناء السفر أو المهام الدولية

المؤهلات:

• 2-3+ سنوات من الخبرة في بيئة الشركات لتقديم الدعم للمديرين التنفيذيين من المستوى الأعلى
• مهارات اللغة الإنجليزية المكتوبة والشفوية الممتازة مطلوبة لهذه الوظيفة حيث أن الدور يتضمن التواصل المنتظم مع المديرين التنفيذيين والعملاء في الولايات المتحدة
• إجادة Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint
• القدرة على توقع الاحتياجات ومعالجة القضايا المحتملة بشكل استباقي بحكم سليم وتقدير
• التزام دقيق بتقديم عمل عالي الجودة جاهز للعملاء
• القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة والازدهار في بيئة سريعة الخطى
• الالتزام بالتعلم والتطوير المهني
• الخبرة في استخدام Robin وConcur وMS Teams وNetSuite، ميزة إضافية

ماذا يمكننا أن نقدم لك؟

يحصل المنضمون الجدد على دعم من برنامج induction. بالإضافة إلى ذلك، نقدم مجموعة كاملة من المزايا والمكافآت بما في ذلك:

• القدرة على العمل عن بُعد ومن مكتب Teneo في تورونتو حسب الحاجة
• راتب تنافسي (حسب الخبرة)
• سياسة عمل مرنة وإجازة
• مكافأة تقديرية
• مراجعة راتب سنوية
• الرعاية الصحية مدفوعة بالكامل من قبل صاحب العمل
• معاش تقاعدي (مساهمة تنافسية من الشركة)
• استثمار واسع في التنمية الشخصية والتعلم
• إجازة أمومة وأبوة محسّنة (اعتمادًا على مدة الخدمة)
• حماية دخل المجموعة
• تأمين الحياة
• تعويضات الصالة الرياضية