مساعد تنفيذي (PA)

Uvation

المسؤوليات الرئيسية

• تنسيق وإدارة جدول أعمال التنفيذي، مع ضمان عدم وجود تضارب بين الاجتماعات والسفر والانخراطات الرئيسية.

• جدولة المواعيد المتعلقة بالمبيعات والتسويق، والاجتماعات الخارجية، والنقاشات الداخلية مسبقًا.

• ضمان تذكيرات في الوقت المناسب وتوافق مناسب للجدول الزمني اليومي والأسبوعي.

تنسيق الاجتماعات والفعاليات

• ترتيب اللوجستيات للاجتماعات والفعاليات والأنشطة الخارجية.

• التنسيق مع جميع الأطراف المعنية لتأكيد الحضور والتوقيت والمواد المطلوبة.

• إجراء بحث خفيف عند الضرورة لدعم إعداد الاجتماع.

السفر واللوجستيات

• تنظيم خطط السفر بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة وجداول الفعاليات.

• ضمان توافق خطط السفر مع متطلبات الاجتماعات والعمل.

الدعم الإداري

• الحفاظ على التنظيم عبر المهام والأدوات الأساسية المستخدمة من قبل التنفيذي.

• تتبع المواعيد النهائية الهامة والالتزامات القادمة وضمان عدم تفويت أي شيء حاسم.

• تشغيل أدوات التكنولوجيا وأنظمة العمل الموجودة داخل الشركة لجدولة والتواصل والتنسيق.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي، مساعد إداري، منسق مشاريع، أو دور تشغيلي مشابه.

• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد.

• مهارات تواصل ممتازة والقدرة على التفاعل بشكل احترافي مع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية.

• الراحة في العمل ضمن المناطق الزمنية الأمريكية (يبقى الجدول مرنًا).

• القدرة على العمل بشكل مستقل والتكيف مع العمليات المتطورة.

• الإلمام بأدوات التكنولوجيا ومنصات العمل عن بعد.