مساعد تنفيذي / مساعد شخصي

SRT Marine Systems plc

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي / مساعد شخصي ثنائي اللغة (إنجليزي وعربي) موثوق ومنظم للغاية وشخص محترف لإدارة ودعم مكتبنا المحلي في الكويت. هذه وظيفة متنوعة وشاملة تتضمن تقديم الدعم الإداري العام لفريقنا من المديرين والمهندسين في الكويت، والحفاظ على الملفات والسجلات دقيقة ومنظمة، وتنظيم الفعاليات، والمراسلات العامة، والعمل مع فريق دعم المشاريع الأوسع سواء داخل الدولة أو في المملكة المتحدة. هذه الوظيفة تتبع مباشرة لمدير برنامج الأنظمة داخل الدولة.

المسؤوليات - مساعد تنفيذي / مساعد شخصي

المهام الإدارية ومهام المكتب

• تركيز على الاهتمام بالتفاصيل، وضمان أن جميع الأهداف المتعلقة بالإدارة متوافقة ومكتملة
• ضمان بقاء بيئة المكتب منظمة، وضمان توفر المخزون المناسب من مستلزمات المكتب والمعدات، بالإضافة إلى تنسيق أنشطة الشراء حسب الحاجة
  
• إدارة استلام وتوزيع وأرشفة الوثائق الواردة والصادرة (طلبات المعلومات، العروض، الرسومات، إلخ) المتعلقة بكل مشروع
• الحفاظ على سجلات دقيقة لمصروفات المكتب، والفواتير المتعلقة بالمشاريع، والتكاليف الإدارية العامة، والمساعدة في إعداد الميزانية والتقارير المالية
  
• تقديم الدعم الإداري لاجتماعات المشاريع، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية، وتدوين المحاضر، وتتبع عناصر العمل

التحكم في الوثائق

• التنسيق مع فريق المشروع لجمع ومراجعة وتوزيع الوثائق، وضمان الامتثال لمعايير الشركة ومتطلبات المشروع
• مراقبة وتتبع المواعيد النهائية المتعلقة بالوثائق، وضمان مراجعة الوثائق والموافقة عليها ضمن الجدول الزمني للمشروع
• إعداد وصيانة سجلات وثائق محددة للمشروع وإرسالها
• تطوير وتنفيذ إجراءات إدارة الوثائق لضمان تصنيف جميع الوثائق المتعلقة بالمشروعات، بما في ذلك الرسومات والعقود وأوامر التغيير والتقارير والمراسلات، بشكل صحيح، وأرشفتها، وجعلها سهلة الوصول
  

الدعم لفريق المشروع

• المساعدة في تتبع معالم المشروع، وضمان تقديم الوثائق المطلوبة في الوقت المناسب للمستفيدين والجهات التنظيمية
• المساعدة في إعداد وتنظيم وصيانة جميع الوثائق اللازمة لتدقيق المشاريع وتفتيش العملاء
• التواصل مع السلطات الحكومية، وتنسيق وتتبع إصدار الموافقات والتصاريح والشهادات المتعلقة بالمشروع
• العمل عن كثب مع مديري المشاريع والمهندسين وأعضاء الفريق الآخرين لضمان توفر جميع الوثائق والعقود وتحديثها وامتثالها لمعايير العميل والجهات التنظيمية.
• التعامل مع جدولة اجتماعات المشاريع، وزيارات المواقع، ومؤتمرات الفريق، وضمان تخطيط وتنفيذ جميع اللوجستيات بشكل فعال
• تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية لاحتياجات المشاريع والإدارية، بما في ذلك التواصل مع العملاء والمقاولين من الباطن والموردين وغيرهم من المعنيين