مساعد تنفيذي - استراتيجية وشؤون دولية General Civil Aviation Authority (GCAA)

الدعم التنفيذي

• إدارة الأنشطة اليومية مع التركيز على تقديم المساعدة التنفيذية للمدير المباشر. إدارة الجدول الزمني، وإيصال التعليمات أو التوجيهات أو الطلبات، وتقديم الدعم له/لها في الحفاظ على كفاءة الدور.
• الإشراف على خطط السفر المعقدة والمفصلة للمدير المباشر؛ وتجميع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر.
• بدء طلبات التوريد المكتبي وضمان توفر المستلزمات دائمًا.

إدارة الجدول الزمني

• مراقبة وجدولة وتنسيق التزامات الجدول الزمني للمدير المباشر لضمان تسجيل فعال للمواعيد والتنسيق والمتابعة في الوقت المناسب.

التواصل

• إدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة للمدير المباشر، بما في ذلك الرسائل، والبريد الإلكتروني، والإعلانات، لضمان نشر المعلومات بدقة. كتابة وتحرير المراسلات، باستخدام معرفة شاملة بعمليات وإجراءات المنظمة.
• التواصل مع الأطراف الخارجية الرئيسية أو كبار وحدات الأعمال الداخلية للبحث وتوفير ومتابعة المعلومات الأساسية المطلوبة. ضمان تنفيذ تعليمات المدير المباشر كما هو موضح. تقديم والحصول على تغذية راجعة من الأطراف الخارجية أو كبار الأقسام حسبما يتطلبه المدير المباشر. إطلاع المدير المباشر على حالة المهام التي يتم تنفيذها في وحدات الأعمال ذات الصلة من أجل إبقائه على اطلاع.
• استقبال وتوجيه الزوار إلى المكتب وضمان اتخاذ جميع الترتيبات للاجتماعات والعروض التقديمية وما إلى ذلك لتسهيل التنفيذ السلس.

الميزانيات والخطط

• بدء إعداد وتجميع ميزانيات وظيفة مكتب المدير المباشر والأقسام. طلب التوضيح أو التبرير كلما كان ذلك ضروريًا. الحصول على التفويض والمضي قدمًا في التقديم النهائي في الوقت المحدد.

إدارة الوثائق

• تنظيم وصيانة سجلات شاملة للتقارير ذات الصلة، ومحاضر الاجتماعات، والمستندات العامة لضمان وجود سجل دقيق وقاعدة أدلة.
• استقبال وتصنيف وتجميع و/أو تلخيص الوثائق والمعلومات بالإضافة إلى الحفاظ على سجلات الوثائق المعالجة لضمان الامتثال للمعايير.

السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات

• تنفيذ السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات الوظيفية والضوابط التي تغطي جميع المجالات حتى يتم الوفاء بجميع المتطلبات الإجرائية ذات الصلة أثناء تقديم خدمات السلامة عالية الجودة للقطاع وفقًا لمعايير GCAA.

التقارير

• ضمان إعداد جميع التقارير الوظيفية في الوقت المحدد بدقة وتلبية متطلبات GCAA ومعايير الجودة.

الصحة والسلامة والبيئة ضمن GCAA

• ضمان الامتثال لجميع إجراءات وضوابط إدارة الصحة والسلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان سلامة الموظفين، والامتثال التشريعي، وتقديم منتجات/خدمات عالية الجودة، وموقف بيئي مسؤول وفقًا لمعايير IMS المتاحة.

مهام أخرى/المسؤولية

• أداء مهام إضافية ذات صلة بالدور / مجال الخبرة كما تطلب الإدارة لتحقيق الأهداف/الالتزامات.