المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي

Confidential Company

إدارة الجدول الزمني وإدارة الوقت

• إدارة وصيانة جدول CEO، المواعيد، والاجتماعات.
• تحديد أولويات المشاركات والالتزامات، لضمان التوافق الاستراتيجي.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية لتجنب تضارب الجداول.

الاتصال والمراسلات

• التعامل مع البريد الوارد، المكالمات، الرسائل—تصفية، تحديد الأولويات، والرد أو إعادة التوجيه بشكل مناسب.
• إعداد، مراجعة، وتحرير المراسلات، التقارير، العروض التقديمية، والمذكرات.
• الحفاظ على العلاقات مع الفرق الداخلية، أعضاء مجلس الإدارة، أصحاب المصلحة، والشركاء.

الاجتماعات والفعاليات

• إعداد الجداول، المستندات، العروض التقديمية للاجتماعات.
• تدوين المحاضر وضمان متابعة العناصر التنفيذية.
• تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، سواء داخل الشركة أو خارجها (الأماكن، تقديم الطعام، المعدات).
• تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية أو اجتماعات الإدارة والتراجع عن الأنشطة الخارجية إذا كان ذلك ينطبق.

السفر واللوجستيات

• التخطيط وحجز السفر: الرحلات، الفنادق، النقل البري، التأشيرات، الجداول الزمنية.
• ضمان سلاسة اللوجستيات لسفر CEO والمشاركات الخارجية.
• إعداد حزم السفر مع الإحاطات والمستندات اللازمة.

دعم المشروع والبحث

• المساعدة في المشاريع الخاصة كما يحددها CEO؛ تنسيق المهام، والمتابعة على النتائج.
• إجراء الأبحاث وإعداد التقارير، ملخصات البيانات أو لوحات المعلومات حسب الحاجة.
• تقديم الدعم للمبادرات الاستراتيجية والمساعدة في ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

دعم المجلس والحوكمة

• المساعدة في إعداد مواد اجتماع المجلس، المحاضر، والمتابعات.
• التواصل مع أعضاء المجلس، تنظيم اللوجستيات لجلسات المجلس.

السرية والتمثيل

• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
• العمل كحارس / نقطة الاتصال الأولى لـ CEO؛ إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية وفقًا لذلك.
• تمثيل مكتب CEO بشكل احترافي في جميع التفاعلات.

المهام الإدارية والمكتبية

• الحفاظ على أنظمة الملفات المنظم—سواء كانت مادية أو رقمية.
• إدارة تقارير النفقات، التعويضات، واستخدام بطاقات الائتمان المؤسسية إذا لزم الأمر.
• الإشراف على الاشتراكات، العضويات، التراخيص تحت إشراف CEO.
• الحفاظ على قوائم الاتصال، قواعد البيانات.
• تقديم الدعم الاحتياطي لغيره من التنفيذيين عند الحاجة.