المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي

Client of Hirelebanese

التقويم والجدولة

• الإشراف على الجدولة والتخطيط وتنسيق الاجتماعات، مع ضمان إدارة الأجندات واللوجستيات والوثائق بكفاءة.
• تقديم المساعدة الشخصية اليومية وإدارة المهام المعقدة باستقلالية تامة.
• متابعة الأدوات والتقويمات والقوائم والعمليات الداخلية.
• إدارة تقويم ديناميكي وغالبًا ما يتغير عبر مناطق زمنية متعددة.
• توقع تعارضات الجدولة وحلها بشكل استباقي.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمكالمات، والسفر بدقة.

الدعم عبر البريد الإلكتروني والاتصالات

• الإشراف على جميع الاتصالات المتعلقة باللجان واجتماعات مجلس الإدارة، مع ضمان الوضوح والوقت المناسب والسرية.
• ضمان دقة الوثائق وإصدارها ونشر القرارات من مجلس الإدارة واللجان، ومتابعة تنفيذها.
• الحفاظ على تنظيم القوالب والعروض التقديمية والمجلدات الداخلية.
• إنشاء آلية تقارير بين الكيانات التجارية المختلفة ومكتب الرئيس التنفيذي
• المساعدة في تصنيف العناصر ذات الأولوية العالية وضمان المتابعات في الوقت المناسب.
• مراقبة وصياغة وإدارة المراسلات التنفيذية حسب الحاجة.

السفر واللوجستيات

• تنسيق خطط السفر المعقدة الداخلية والدولية.
• التعامل مع ترتيبات السفر للفنادق، والنقل، والتأشيرات، وغيرها.
• إعداد ملخصات سفر مفصلة وتقارير بعد السفر إذا لزم الأمر.
• تصميم والإشراف على ترتيبات خطط السفر بما في ذلك الرحلات الجوية، والفنادق

التحضير للاجتماعات والمتابعة

• إعداد الأجندات، ومواد الإحاطة، والعروض التقديمية للاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة لتدوين الملاحظات، ومحاضر الاجتماعات، وتتبع عناصر العمل.
• الحفاظ على نظام فعال لتتبع الإجراءات، مع ضمان المتابعات في الوقت المناسب مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• إعداد الإحاطات وضمان الوثائق النظيفة.
• ضمان اكتمال المتابعات بعد الاجتماع أو تفويضها.
• الإشراف على إعداد ومراجعة وتوحيد مذكرات الاجتماعات، والمواد الداعمة، والملخصات التنفيذية.
• حضور جميع الاجتماعات الرئيسية (سواء كانت افتراضية أو حضورية)، وتدوين ملاحظات مفصلة، وتتبع جميع نقاط العمل
• التعاون مع رؤساء الأقسام في إدارة البرامج لمبادرات متعددة على مستوى المنظمة.

الدعم السري والشخصي

• التعامل مع المعلومات السرية بحذر ونضج.
• التعامل مع الأمور الحساسة والوثائق بسرية تامة.
• دعم الطلبات الشخصية العرضية اللوجستية أو بأسلوب الكونسيرج حسب الحاجة.

الدعم التشغيلي والمشاريع

• تحديد، واستراتيجيات، وتنفيذ المبادرات والمشاريع الخاصة كما يوجه الرئيس التنفيذي.
• التصرف كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والوكالات الخارجية بشأن العمليات، وتحديثات المشاريع.
• المساعدة في إدارة المشاريع الخفيفة، وتنسيق البائعين، وتخطيط الفعاليات حسب الحاجة.
• أن تكون حلقة وصل بين التنفيذيين والفرق الداخلية أو أصحاب المصلحة الخارجيين.

الاستقبال وتنسيق المكتب

• استقبال الزوار وإدارة المكتب الأمامي بشكل احترافي ومهذب.
• التعامل مع المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والطرود، والوثائق.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال وضمان أنها دائمًا في حالة تقديم.
• دعم المهام الإدارية العامة للمكتب (المستلزمات، اللوجستيات، غرف الاجتماعات).
• تنسيق خدمات البريد، والتسليمات، والضيافة المؤسسية.
• الحفاظ على قوائم الاتصال، والأدلة، وسجلات الزوار.

المؤهلات والمهارات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو دراسات السكرتارية، أو مجال ذي صلة.
• من 2 إلى 7 سنوات من الخبرة في دور مزدوج مشابه.
• مهارة ممتازة في التواصل كتابةً وشفهياً.
• قدرات التفكير التحليلي
• تفضيل الخبرة السابقة في دعم التنفيذيين على مستوى C.
• إجادة استخدام MS Office (Outlook، Excel، PowerPoint، Word).
• إجادة لغتين (الإنجليزية إلزامية؛ العربية أو الفرنسية ميزة إضافية).
• التعرض في تحليلات الأعمال والتقارير ميزة إضافية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وحل المشكلات بسرعة.

المؤهلات والخبرة:

• التوفر الفوري.
• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.
• قدرات تنظيمية قوية، وقدرات تفكير تحليلي، واهتمام بالتفاصيل.
• مستوى عالٍ من السرية، والاحترافية، والسرية، والذكاء العاطفي.
• توجه نحو خدمة العملاء مع سلوك لطيف ومهذب.
• قدرة مثبتة على تعدد المهام،