مساعد تنفيذي للمؤسس Advertium Technologies Co. L.L.C

الدور: مساعد تنفيذي للمؤسس
موقع المكتب: بارشا هايتس، دبي (في الموقع)
التقارير إلى: المؤسس
وضع العمل: دوام كامل، في الموقع مع مرونة للساعات الممتدة والسفر
هذه الوظيفة تتطلب حالياً مرشحاً ذكراً بسبب متطلبات تشغيلية وسفر محددة.

ملخص الدور

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية واستباقي لدعم مؤسسنا وفريق القيادة في دبي.

المسؤوليات الرئيسية

1. التقويم، الاجتماعات والسفر

· إدارة وتحديد أولويات تقويم معقد متعدد المناطق الزمنية.

· تنظيم اجتماعات عالية المستوى، وإعداد جداول الأعمال، وضمان جاهزية المواد.

· التخطيط والتنفيذ الكامل للسفر (الرحلات، التأشيرات، الإقامة، النقل).

· صياغة، مراجعة، وإدارة المراسلات التنفيذية بسرية.

2. التنسيق مع أصحاب المصلحة والجهات التنظيمية

· العمل كممثل للمؤسس مع العملاء الكبار، والسلطات الحكومية، والفرق الدولية، وتعزيز علاقات موثوقة ومهنية.

· بناء والحفاظ على علاقات قوية مع الشركاء الداخليين والخارجيين.

· إدارة تقارير أصحاب المصلحة، وضمان تحديثات في الوقت المناسب للقيادة.

· الإشراف على متطلبات الامتثال وتجديد التراخيص، وضمان الالتزام بنسبة 100% بالقوانين في الإمارات للأراضي الرئيسية والمناطق الحرة.

3. الوثائق، الإدارة الشخصية والاستثمار

· تطوير تقارير، لوحات معلومات، وعروض تقديمية مصقولة للقيادة.

· ضمان إكمال جميع التقديمات، والتجديدات، والوثائق ذات الصلة في الوقت المحدد.

· الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لجميع الوثائق الشخصية والعائلية.

· إدارة محفظة استثمارات المؤسس في الإمارات، والحفاظ على اتصال منتظم مع نقاط الاتصال المعنية لضمان متابعة كل شيء وتحديثه.

4. عمليات الأعمال وتنسيق الوكالات

· العمل بالقرب من قادة الفريق والوكالات الخارجية في أعمال شراء وسائل الإعلام في فيسبوك، والبقاء على اطلاع على المصروفات، الاتجاهات، والتخصيصات مع التأكد من إطلاق المدفوعات في الوقت المناسب للوكالات.

· دعم العمليات اليومية للمكتب بما في ذلك المدفوعات، الفواتير، العقود، وصيانة أصول الشركة.

الأدوات والبرامج

· الإنتاجية: Google Workspace، MS Office Suite، Notion وأدوات الذكاء الاصطناعي (مثل ChatGPT)

· إدارة المشاريع/المهام: Zoho 1، Smartsheet (أو ما يعادلها)

· التفريغ/الملاحظات: Fireflies، Otter AI (أو مشابه)