مساعد تنفيذي للمدير الإداري Bugshan Arabian Investment

نبحث عن مساعد تنفيذي ذو خبرة عالية وطويلة وثنائي اللغة ليكون الشريك الإداري الرئيسي للمدير العام. المهمة الأساسية لهذا الدور هي استعادة الوقت، مما يتيح للمدير العام التركيز على المهام الاستراتيجية عالية المستوى، ونمو الأعمال، واتخاذ القرارات التنفيذية. يجب أن يكون المرشح المثالي متفوقًا في اتخاذ القرار بشكل مستقل والحفاظ على سرية لا تشوبها شائبة أثناء إدارة الاتصالات الدولية الحساسة.

إدارة الجدول الزمني & اللوجستيات السفرية (استعادة الوقت)

• إدارة الجدول الزمني: إدارة وتحسين جدول المدير العام المهني الم demanding بشكل استباقي، مع توقع التصادمات وتنسيق الاجتماعات عبر مناطق زمنية دولية متعددة (بسبب سفر المدير العام المتكرر).

• تخطيط السفر المستقل: إدارة وتنفيذ جميع جوانب ترتيبات السفر الدولية والمحلية بشكل مستقل، بما في ذلك الرحلات، والإقامة، ومتطلبات التأشيرات، ومسارات النقل التفصيلية، بدون الحاجة إلى مرافقة في السفر.

• إدارة النفقات: تتبع ومعالجة وتوفيق مطالبات النفقات المهنية والشخصية للمدير العام وإدارة تقديم الفواتير المعقدة والمتابعة.

السرية & الاتصال (حماية المدخلات)

• حماية سرية دقيقة: العمل كحاجز أولي للمدير العام لجميع الاتصالات الواردة (البريد الإلكتروني، الهاتف، الزوار)، مع إعطاء الأولوية للتواصل والاستجابة أو إعادة توجيه القضايا التي لا تتطلب إدخال استراتيجي فوري من المدير العام.

• التعامل مع الوثائق الحساسة: التعامل مع المواد الحساسة والسرية والدقيقة (العقود، المراسلات الخاصة، الوثائق المالية، والشؤون الشخصية) بأعلى مستوى من النزاهة والسرية.

• المراسلات التنفيذية: صياغة، تدقيق، وإعداد الاتصالات الرسمية على مستوى التنفيذ والإعلانات الداخلية نيابة عن المدير العام بدقة ونبرة لا تشوبها شائبة.

الدعم الإداري & دعم المشاريع

• إعداد التقارير، والملخصات التنفيذية، والعروض التقديمية (PowerPoint)، وجداول البيانات (Excel) للتخطيط الاستراتيجي ومراجعات المجلس.

• توقع وتوفير الموارد والمواد اللازمة لضمان استعداد المدير العام الكامل لجميع الاجتماعات والم engagements.

• إدارة أنظمة الملفات الرقمية والمادية لضمان الاسترجاع الفوري للوثائق المهمة.