مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

Confidential Company

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي نشط ومنظم للغاية لتقديم الدعم الإداري والتشغيلي المباشر للرئيس التنفيذي. المرشح المثالي يهتم بالتفاصيل، ويحلل، وقادر على موازنة مسؤوليات دعم التنفيذيين مع مهام عمليات المبيعات المدفوعة بالبيانات.

• إدارة جدول الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.
• إعداد الأجندات والعروض التقديمية وملاحظات الاجتماعات.
• التعامل مع المراسلات والاتصالات السرية بشكل احترافي.
• متابعة العناصر التنفيذية والتأكد من التنفيذ في الوقت المناسب للأولويات.
• دعم التنسيق بين الرئيس التنفيذي ورؤساء الأقسام.
• أن تكون نقطة الاتصال الأولى للرئيس التنفيذي، مع مراجعة وتتبع الاستفسارات الواردة مثل رسائل البريد الإلكتروني، والدعوات، والشكاوى، والمراسلات، والرد مباشرة أو تقديم المشورة بشأن الردود للرئيس التنفيذي، وتوفير وضوح النتائج/الإجراءات.
• إدارة وصيانة مكتبات الوثائق والأرشيفات.
• تنسيق جميع اجتماعات وندوات الفريق التنفيذي والمساعدة في اجتماعات وفعاليات الموظفين حسب الحاجة.
• تقديم خدمات إدارية، بما في ذلك حجز الاجتماعات، وتخطيط الفعاليات، وتنظيم السفر، وإعداد جداول السفر؛ إعداد تقارير النفقات.
• إدارة جميع جوانب خدمات المكتب. تقييم والمساعدة في تطوير سياسات وإجراءات المكتب لتحسين سير العمل وتوقع الاحتياجات المستقبلية مع نمو المنظمة.
• المساعدة عند الحاجة في عمليات الاستقبال بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الرد على الهواتف، قبول الطرود والتسليمات الأخرى، الإغاثة خلال وقت الغداء، واستقبال وتسجيل الزوار/الضيوف.
• تقديم الضيافة لجميع الضيوف والمساعدة في خلق بيئة مرحبة.
• إعداد الوثائق للمراجعة والتقديم للتوقيع.