مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

Waad Academy Schools

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد، مع ضمان إدارة الوقت بشكل مثالي وتحديد أولويات الالتزامات الرئيسية.
• إعداد، تدقيق، وتنسيق التقارير، العروض التقديمية، المراسلات، ومواد الاجتماعات للجمهور الداخلي والخارجي.
• تكون نقطة الاتصال الأساسية بين مكتب الرئيس التنفيذي والفرق الداخلية، وقادة المدارس، وأعضاء المجلس، والشركاء، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
• تنسيق وإعداد جداول أعمال الاجتماعات التنفيذية، تدوين محاضر واضحة، ومتابعة العناصر التي تم اتخاذ إجراء بشأنها لضمان الإكمال في الوقت المناسب.
• دعم التخطيط والتنفيذ لاجتماعات مجلس الإدارة، بما في ذلك إعداد الوثائق، والتواصل مع الأعضاء، والحفاظ على السجلات.
• التعامل مع المعلومات السرية بحذر والحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة.
• المساعدة في البحث، جمع البيانات، وإعداد ملاحظات الإحاطة لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• تتبع المبادرات والمشاريع الرئيسية التي يقودها مكتب الرئيس التنفيذي، مع ضمان التواصل الفعال للتحديثات والتقدم.
• أداء مهام إدارية وداعمة أخرى حسب الحاجة لتمكين الرئيس التنفيذي من التركيز على القيادة الاستراتيجية.

المؤهلات:

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، الإدارة، التعليم، أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو دور إداري رفيع المستوى
• تجربة سابقة في قطاع التعليم هي ميزة إضافية.

الكفاءات والمهارات الأساسية:

• مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى.
• مستوى عالٍ من discretion والقدرة على التعامل مع الأمور السرية بنزاهة.
• إجادة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint.
• مهارات حل المشكلات الاستباقية والقدرة على توقع الاحتياجات.

السمات الشخصية:

• موثوق وموثوق به.
• قابل للتكيف ومرن في approach.
• مهارات تواصل شخصية قوية وعقلية تعاونية.