المساعد التنفيذي للمدير العام
Mandarin Oriental
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 11 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
مستقر في قصر الإمارات ماندرين أورينتال، أبوظبي داخل المكتب التنفيذي، سيوفر المساعد التنفيذي للمدير العام دعمًا إداريًا ممتازًا للمدير العام والمكتب التنفيذي، بالإضافة إلى دعم مدير الفندق واللجنة التنفيذية حسب التوجيه. المساعد التنفيذي يرفع تقاريره إلى المدير العام للملكية.
كمساعد تنفيذي للمدير العام، ستكون مسؤولاً عن الواجبات التالية:
- نشر / التواصل بجميع السياسات والإجراءات التشغيلية القياسية الخاصة بالشركة والفندق للزملاء كما هو مطلوب.
- يضمن اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة وعدم الكشف عن أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق إلا بموافقة السلطة المناسبة.
- مساعدة المدير العام في ضمان الإدارة السلسة وتشغيل المكتب التنفيذي
- معالجة والرد على جميع المراسلات في الوقت المناسب بمستوى مهني
- إدارة وتنظيم أنظمة الملفات لمكتب المدير العام، مع الحرص على التأكد من أن جميع الوثائق المودعة محدثة مع أحدث التعديلات
- الحفاظ على درجة عالية من السرية والدبلوماسية والانتباه للتفاصيل في جميع الأمور المتعلقة بالفندق.
- إعداد وتوفير الوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام القادمة ضمن إطار زمني مناسب قبل الاجتماع
- الرد على المكالمات الهاتفية بسرعة وفقًا لمعايير ماندرين أورينتال والتعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي، مع تغطية هاتفية كاملة في جميع الأوقات خلال ساعات العمل
- ضمان اتخاذ الإجراء المناسب بشأن الأمور التي تطرأ خلال غياب المدير العام وإبقاء الأفراد المعنيين على اطلاع بجميع التطورات
- تنفيذ المهام الإدارية المطلوبة من قبل المدير العام، بما في ذلك النسخ الضوئي، والمسح، ومعالجة الكلمات، والتجليد، وتنظيم الملفات
- ضمان الحفاظ على ملف التتبع بدقة وفقًا لمتطلبات المدير العام
- مساعدة المدير العام في تنسيق الأمور الشخصية عند الحاجة
- تدوين وتوثيق اجتماعات المدير العام عند الحاجة، مع ضمان توزيع المحاضر على الأفراد المعنيين في إطار زمني مناسب بعد الاجتماع
- جدولة اجتماعات المدير العام وضمان الحفاظ على التقويمات بدقة
- إعداد تقارير المصروفات للمدير العام عند الحاجة
- إعداد جداول السفر وإكمال ترتيبات الطيران/الإقامة/النقل وفقًا للمعايير المتوقعة للمدير العام وممثلي الشركة
- إنشاء وإعداد التقارير حسب الحاجة من قبل المدير العام، المتعلقة بكل من العمليات والإدارة
- إنشاء وتحديث عروض PowerPoint للمدير العام، وعند الضرورة، التواصل ونقل ملف PowerPoint إلى الأطراف المعنية قبل العرض
- ضمان أن جميع الوثائق المقدمة للمدير العام من الفندق تلبي معايير الوثائق المتوقعة
- ضمان تقديم تعليقات وشكاوى الضيوف إلى المدير العام في الوقت المناسب
- الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع اللجنة التنفيذية للفندق لتسهيل التواصل
- ضمان تجهيز المدير العام والمكتب التنفيذي بالقرطاسية المطلوبة
- صياغة، كتابة، تصحيح وملخص المراسلات، المذكرات، التقارير والوثائق للمدير العام
- حضور التدريبات حسب توجيهات المدير العام لتطوير واكتساب المهارات اللازمة للعمل بالمستوى المهني المتوقع.
- الاجتماع مع الضيوف والعملاء نيابة عن المدير العام لإجراء التعريفات المناسبة وبدء قنوات الاتصال.
- دعم الأقسام التشغيلية حسب الحاجة تحت توجيه المدير العام.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
كمساعد تنفيذي للمدير العام، نتوقع منك:
- درجة أو دبلوم وطني أعلى معادل في الضيافة أو إدارة الأعمال
- 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة كمساعد تنفيذي يرفع تقاريره إلى المدير العام/نائب الرئيس؛ ويفضل من بيئة فندق فاخر
- مهارات تخطيط وتنظيم استثنائية
- حل المشكلات/حل النزاعات واتخاذ القرارات
- امتلاك الرشاقة والدبلوماسية المطلوبة للتعامل مع العديد من أصحاب المصلحة مثل مكتب المالك، المكتب الرئيسي، المكاتب الحكومية والسفارات، الضيوف الداخليين والخارجيين، الزوار والمنظمات، مع حساسية ثقافية متقاطعة
- مهارات اتصال لا تشوبها شائبة وتقنيات تفاوض
- كتابة ومهارات كافية في الكتابة (لإكمال 100 كلمة في الدقيقة بدقة) القدرة على صياغة/كتابة مراسلات وتقارير المدير العام
- الطلاقة في اللغة الإنجليزية المنطوقة والمكتوبة
- إجادة تطبيقات Microsoft Office
القطاع المهني للشركة
- فنادق
- ضيافة
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- المساعد التنفيذي للمدير العام
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Mandarin Oriental
Emirates Palace is the definition of an unrivaled Arabian fantasy. From a 1.3 km pristine private beach, landscaped pools and a private marina overlooking a natural bay, the hotel is located in the heart of Abu Dhabi and perfect for a once-in-a lifetime holiday or for events and meetings that make a statement, with some of the city s largest hotel conference centres. Emirates Palace offers award-winning 5-star luxury hospitality and authentic local experiences with 394 luxurious rooms and suites along with award-winning culinary cuisines. Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognized for creating some of the world s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.