منسقه تنفيذيه

United Real Estate Company

المسؤوليات

• يدير جدولة وتنسيق اجتماعات القسم والأنشطة الجماعية.
• يعد ترتيبات السفر للزملاء داخل القسم. يحافظ على قاعدة بيانات الإجازات. وينصح الزملاء بالسياسات والمساعدات الإدارية الأخرى.
• يطبع المذكرات، والعقود، وورقات القضايا، ومحاضر الاجتماعات لمجلس الإدارة والجمعيات العمومية للشركة وشركاتها الفرعية.
• يطبع التقارير حول التحقيقات والانتهاكات المتعلقة بالشركة وشركاتها الفرعية.
• يطلب ويوزع الأوراق الثابتة ورؤوس الرسائل وبطاقات العمل، حسب الحاجة.
• يستقبل جميع الزوار ويبلغ الزميل المطلوب داخل القسم بوصول الزائر.
• يتعامل مع الطرود، والرسائل، والفاكسات، ويضمن تتبع الوثائق ويتابع في حال حدوث تأخير أو عدم تسليم.
• يحافظ على قائمة اتصال بجميع الزملاء لإدارة التواصل بشكل فعال.
• يساعد في إعداد الوثائق للإدارة بشكل دقيق وفي الوقت المناسب.
• ينظم ملفات وسجلات القسم ويكون أمينًا على جميع العقود والمراسلات القانونية والتجارية للحفاظ عليها آمنة؛ ويقوم بتحديث قاعدة البيانات القانونية.
• يدعم القسم في الأنشطة والمشاريع القانونية والتجارية. يجمع المعلومات. ينسق مع الفرق متعددة الوظائف. يقوم بأرشفة العقود ويتابع باسم القسم/ الزملاء.
• يعمل كبديل في حالة الغياب أو عدم التوفر لمنسقي التنفيذ عند الطلب.
• يحافظ على سجلات جميع الوثائق التي تم تسليمها للمطلوب في سجل تتبع القانونية ويتابع استلام الوثائق مرة أخرى من المطلوب.
• يؤدي مهام ومسؤوليات أخرى حسب الحاجة أو كما يوجهه المدير المباشر أو الزملاء المعنيين من وقت لآخر.