منسقه تنفيذيه

United Real Estate Company

المسؤوليات

• يدير جدولة وتنسيق الاجتماعات والأنشطة الجماعية للقسم.
• يقوم بترتيبات السفر للزملاء داخل القسم. يحتفظ بقاعدة بيانات الإجازات. ويقدم المشورة للزملاء بشأن السياسات والمساعدات الإدارية الأخرى.
• يطبع المذكرات والعقود وورقات الحالة ومحاضر الاجتماعات لمجلس الإدارة والجمعيات العامة للشركة وفروعها.
• يطبع التقارير عن التحقيقات والانتهاكات المتعلقة بالشركة وفروعها.
• يطلب ويوزع رؤوس الرسائل الثابتة وبطاقات العمل حسب الحاجة.
• يستقبل جميع الزوار ويبلغ الزميل المطلوب داخل القسم بوصول الزائر.
• يتعامل مع البريد السريع والرسائل والفاكسات، ويتأكد من تتبع الوثائق والمتابعة في حالة التأخير أو عدم التسليم.
• يحافظ على قائمة اتصال لجميع الزملاء لإدارة التواصل بينهم بفعالية.
• يساعد في إعداد الوثائق للإدارة في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
• ينظم ملفات وسجلات القسم ويكون أمينًا على جميع العقود والمراسلات القانونية والتجارية للحفاظ عليها؛ ويقوم بتحديث قاعدة البيانات القانونية.
• يدعم القسم في الأنشطة والمشاريع القانونية والتجارية، يجمع المعلومات، ينسق مع الفرق متعددة الوظائف، يدير العقود ويتابع نيابة عن القسم/ الزملاء.
• يعمل كاحتياطي في حالة الغياب أو عدم التوفر لمنسقي التنفيذ عند الطلب.
• يحافظ على سجلات جميع الوثائق التي تم تسليمها للمطالب في سجل تتبع القانون ويتابع استلام الوثائق مرة أخرى من المطلب.
• يؤدي مسؤوليات ومهام أخرى حسب الحاجة أو كما يوجهه المدير المباشر أو الزملاء المعنيون من وقت لآخر.