منسقه تنفيذيه

Tawteen

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

الدعم التنفيذي:

• تقديم دعم إداري شامل وتنسيق لمكتب الرئيس التنفيذي.
• إدارة وتنسيق جدول أعمال الرئيس التنفيذي، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، وعناصر العمل المتابعة.
• ضمان التنسيق والتواصل في الوقت المناسب بين مكتب الرئيس التنفيذي والشركات التابعة.
• تنظيم الاجتماعات التنفيذية، والفعاليات المؤسسية، والزيارات الرسمية.
• صياغة ومراجعة وتنسيق المراسلات الرسمية، والتقارير، والمذكرات.
• الحفاظ على السجلات والملفات والمستندات السرية بطريقة منظمة وآمنة.
• ضمان الدقة والاتساق والاحترافية في جميع الوثائق المعدة للمراجعة التنفيذية.
• مراقبة وتتبع المواعيد النهائية، والموافقات، وقرارات الإدارة.
• تقديم ترتيبات سفر فريق الإدارة التنفيذية داخل وخارج عمان

التنسيق المؤسسي:

• تنسيق الأمور التشغيلية والإدارية بين الرئيس التنفيذي، ومدير العمليات، والمدير المالي، وفرق إدارة الشركات التابعة.
• دعم ومراقبة تنفيذ ومتابعة المبادرات الاستراتيجية والتشغيلية عبر المجموعة.

الدعم المالي والتشغيلي:

• المساعدة في تتبع الميزانية، وتنسيق الفواتير، ومراقبة النفقات، والمستندات المالية المتعلقة بمكتب الرئيس التنفيذي.
• التنسيق مع أقسام المالية بشأن الموافقات، والفواتير، والمدفوعات، ومسائل الميزانية.
• إعداد ملخصات مالية، وتحليلات وتقارير، وتقارير تتبع النفقات
• دعم أنشطة الشراء وتنسيق الموردين لمكتب الرئيس التنفيذي.
• ضمان الامتثال للإجراءات المالية، والضوابط الداخلية، والسياسات التنظيمية.

الاتصال وإدارة أصحاب المصلحة:

• تقديم قناة اتصال مهنية بين مكتب الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
• التعامل مع الاتصال المهني مع الجهات الحكومية، وشركاء الصناعة، ومقدمي الخدمات، والشركاء الأكاديميين.
• تنسيق المراسلات الرسمية والحفاظ على علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة.
• دعم أنشطة الاتصال المؤسسي كما تحدده الإدارة.
• حضور الاجتماعات الخارجية لتمثيل مكتب الرئيس التنفيذي عند الحاجة

الامتثال ودعم الجودة:

• ضمان توافق العمليات الإدارية مع السياسات والإجراءات المؤسسية.
• دعم مبادرات ضمان الجودة وأنشطة التحسين المستمر داخل مكتب الرئيس التنفيذي.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية ونزاهة.
• المساهمة في الحفاظ على بيئة عمل مهنية وأخلاقية وتركز على الخدمة.

المسؤوليات العامة

• أداء واجبات إضافية يكلف بها الرئيس التنفيذي بما يتماشى مع متطلبات المنظمة.
• دعم الفعاليات التنظيمية، والمبادرات الاستراتيجية، والمشاريع متعددة الوظائف عند الحاجة.
• المساهمة في الكفاءة التشغيلية والتحسين المستمر داخل المجموعة.

مهام أخرى يكلف بها المدير المباشر.