منسقه تنفيذيه Islamic Development Bank

معلومات تنفيذية ومتابعة:

دعم المكتب الأمامي للمدير التنفيذي/المدير العام في إعداد البرنامج السنوي للعمل، وتطوير مؤشرات الأداء الرئيسية والمتابعة المنتظمة مع الأقسام لإعداد التقرير الربعي.
دعم في تطوير ونشر وإدارة نظام المعلومات التنفيذية والمتابعة الرقمي لمكتب المدير التنفيذي/المدير العام لضمان استجابة في الوقت المناسب لطلبات أصحاب المصلحة.
التأكد من تسجيل ونقل ومتابعة جميع التعليمات الصادرة عن المدير التنفيذي/المدير العام. وكذلك، كن خط الدفاع الأول في الرد على استفسارات الوحدات المعنية وأصحاب المصلحة الخارجيين بشأن مسائل المتابعة.
المساعدة في توفير مرجع جاهز للمدير التنفيذي/المدير العام حول أنشطة المجمع/المديرية والقضايا المعلقة من خلال مراقبة البيانات والمعلومات المتعلقة بجميع الاتصالات الصادرة عن المدير التنفيذي/المدير العام، والإجراءات المتخذة من قبل الأقسام الفردية وأنشطة المتابعة الضرورية. علاوة على ذلك، توليد تقارير لمراقبة الاستجابة، وتحديد التأخيرات والاختناقات في تنفيذ التعليمات التنفيذية.
المساهمة في تعزيز المعايير والمبادئ والإجراءات المعمول بها التي يجب أن تتبعها الوحدات المعنية عند إعداد الردود لتوقيع المدير التنفيذي/المدير العام أو نيابة عن المدير التنفيذي/المدير العام، مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية بأكثر الطرق فعالية.
المساهمة في تعزيز كفاءة وقت المدير التنفيذي/المدير العام من خلال فرز وترتيب الرسائل.
مراقبة أنشطة موظفي الأرشيف في مكتب المدير التنفيذي/المدير العام وتقديم التوجيه عند الحاجة.
المساعدة في إعداد تقرير الاستجابة الدوري للمدير التنفيذي/المدير العام، يظهر استجابة الأقسام/الوحدات المعنية داخل المجمع/المديرية من أجل تحسين مستوى الفعالية.

تعيينات تنفيذية، اجتماعات وإدارة علاقات:
الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي/المدير العام ومساعدته في تخطيط المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات وغيرها.
دعم أو العمل كأمانة في اجتماعات المدير التنفيذي/المدير العام مع فريق الإدارة في المجمع/المديرية وكذلك أصحاب المصلحة الخارجيين. مساعدة المدير التنفيذي/المدير العام في دوره كرئيس لعدة لجان إدارية.
حسب الحاجة، دعم في إعداد جدول أعمال الاجتماعات، ضمان توفر الوثائق الداعمة والرئيسية، إعداد ومراجعة وتوزيع المحاضر، إعداد مذكرات بشأن القرارات الرئيسية ومتابعة تنفيذ الإجراءات المتفق عليها.
التواصل مع مكاتب الإدارة العليا والمتوسطة داخل المجمع/المديرية لتسهيل تنفيذ قرارات مكتب المدير التنفيذي/المدير العام وضمان إدارة علاقات مناسبة.
الإعداد في الوقت المناسب لملف المدير التنفيذي/المدير العام للمشاركة في الفعاليات الداخلية والخارجية، ومتابعة تنفيذ القرارات المتخذة والتعليمات التي يجب اتباعها.
التنسيق مع القسم المعني/الوحدات لنقل المعلومات المتعلقة بالبروتوكول للزوار والشخصيات الرفيعة والدبلوماسية الذين يزورون المدير التنفيذي/المدير العام.
التنسيق مع وحدات أخرى في المجمع/المديرية وإعداد مسودة برنامج مهمة المدير التنفيذي/المدير العام وخطط المشاركة.
المساعدة في مراقبة ميزانية مكتب المدير التنفيذي/المدير العام ودعم فريق المكتب الأمامي في إدارته.
مساعدة المكتب الأمامي في تنظيم الاجتماعات والندوات في المجمع/المديرية.

إدارة المعرفة:

دعم النقاط المحورية في مكتب المدير التنفيذي/المدير العام لتنفيذ هيكل إدارة المعرفة بالتنسيق مع الوحدات المعنية.
المساهمة في تحسين نظام المعلومات التنفيذية والمتابعة لمكتب المدير التنفيذي/المدير العام من خلال متابعة أفضل الممارسات.
دعم في تطوير وتنفيذ خطة التدريب للمجمع/المديرية.