أمين قانوني تنفيذي

Walkers

نحن شركة رائدة دوليًا في مجال القانون والخدمات المهنية نقدم خدمات قانونية، وخدمات الشركات، وخدمات الوصاية للشركات العالمية، والمؤسسات المالية، وموظفي سوق رأس المال، ومديري صناديق الاستثمار. مع وجود عالمي يمتد عبر الأمريكتين، وأوروبا، والشرق الأوسط، وآسيا، نقدم المشورة بشأن قوانين برمودا، وجزر العذراء البريطانية، وجزر كايمان، وجيرنسي، وأيرلندا، وجيرسي.

نظرة عامة على الدور

سيعمل السكرتير القانوني التنفيذي كجزء من فريق عالي الأداء في تقديم خدمة عملاء استثنائية. سيقدم الفرد دعمًا إداريًا عالي المستوى للمحامين الكبار والشركاء. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيم استثنائية، وحسن التصرف، وفهم عميق للإجراءات القانونية والمستندات. سوف يقدم السكرتير القانوني التنفيذي تقاريره إلى رئيس خدمات السكرتارية ويعمل كحلقة وصل رئيسية بين العملاء، والمهنيين القانونيين، والأقسام الداخلية، مما يضمن التواصل السلس وتدفق العمل الفعال.

المهام، والمسؤوليات، ومواصفات الشخص

لتقديم الدعم السكرتاري العام للمحامي بما في ذلك (دون حصر):

• المساعدة في إعداد مستندات قانونية قياسية ومعقدة بما في ذلك تشكيل شركات جزر كايمان، والمذكرات والمواد المعدلة والمعدلة؛ محاضر الاجتماعات؛ قرارات المديرين؛ قرارات المساهمين؛ توكيلات؛ مستندات معاملات التمويل المهيكلة (بما في ذلك إعلانات الثقة واتفاقيات خدمات الشركات)؛ مستندات الصناديق المشتركة والخاصة؛ الآراء القانونية؛ شهادات الأسهم وإدخالات سجلات الرهونات والرسوم
• إدارة الملفات مع جميع الهيئات الداخلية والخارجية
• تنظيم المستندات لجهات صناديق الاستثمار الخاصة والمشتركة ليتم تحميلها للتسجيل من خلال بوابة الحكومة.
• المساعدة في إنهاء الصناديق بما في ذلك صياغة المستندات ذات الصلة، والتأكد من دفع جميع الرسوم، وتقديم الإشعارات ونشرها والتواصل مع الهيئات الحكومية لإكمال الإنهاء.
• التنسيق مع المكتب المسجل فيما يتعلق بتقديم الملفات، والتعامل مع طلبات الخدمة والتأكد من إرسال المستندات ذات الصلة لإضافتها إلى سجل المحاضر
• القيام بتوثيق وتصديق المستندات القانونية (دون حصر) مع تقديم النصيحة للعملاء بشأن الخطوات والإجراءات اللازمة، وتقديم تقدير الرسوم، وإعداد شهادات كاتب العدل والتواصل مع السلطات الحكومية المعنية لتسهيل عملية التصديق
• دعم الفوترة بما في ذلك صياغة السرد الفوترة؛ المساعدة في التحصيل، والتواصل مع العملاء وإدارة الحسابات
• الرد على الاستفسارات الهاتفية والبريد الإلكتروني الداخلية والخارجية، وضمان الردود في الوقت المناسب بطريقة مهنية ومهذبة
• النسخ الضوئي والمسح الضوئي للمستندات والمراسلات
• إدارة المواعيد بما في ذلك جدولة اجتماعات العملاء، وإعداد جداول الأعمال والتأكد من التعامل مع اللوجستيات بسلاسة
• ترتيب فتح وإغلاق وأرشفة الحسابات والملفات باستخدام InTapp
• دعم أعضاء آخرين في فريق السكرتارية والعمل معهم بشكل تعاوني لإكمال الأعمال بمعيار عالي والامتثال للمواعيد النهائية المطلوبة
• تقديم الدعم لسكرتيرات أخريات ضمن الفريق خلال فترات الغياب، حسب الحاجة
• الحفاظ على سجلات دقيقة وملفات مراسلات تتعلق بملفات عملاء المحامين
• التواصل مع العملاء حسب الاقتضاء ووفقًا لتعليمات المحامين وسياسات الشركة
• أن تكون على دراية، والامتثال، لسياسات الشركة ذات الصلة بغرض الوظيفة
• المشاركة في مشاريع خاصة عند الحاجة فيما يتعلق بممارسات الشركة ومجالات المحامين
• القيام بأي واجبات أخرى تتناسب مع غرض الوظيفة، بما في ذلك أداء الواجبات خارج ساعات العمل العادية
  
  
  

التعليم، والمهارات، والخبرة

• مؤهل سكرتاري قانوني معترف به من جامعة أو كلية معترف بها
• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة السكرتارية في بيئة قانونية أو خدمات مهنية تدعم المهنيين الكبار
• فهم قوي للمصطلحات والإجراءات القانونية والمستندات
• خبرة في إدارة ممارسات القانون وأنظمة إدارة المستندات
• مستوى عالٍ من الإتقان في تطبيقات Microsoft Office
• إلمام ببرامج الفوترة وأنظمة إدارة علاقات العملاء
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت استثنائية
• مستوى عالٍ من حسن التصرف والمهنية
• خدمة عملاء ممتازة
• مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية مع القدرة على التفاعل مع الأشخاص على جميع المستويات
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني
• الهدوء تحت الضغط، مع عقلية مرنة واستباقية
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل
• موقف إيجابي مع نهج عملي وعقلاني؛ مقاوم
• للعمل بشكل مرن والاستجابة للظروف المتغيرة والحالات الطارئة
• موقف استباقي ومرن لأي مهام عرضية
• الاستعداد لتوسيع المهارات لتلبية المتطلبات المتطورة
• القدرة والاستعداد للعمل لساعات إضافية عند الطلب.