تنفيذي – تخطيط والعمليات (للمواطنين الإماراتيين فقط) AGRAMHR LLC FZ

يعمل 'تنفيذي - التخطيط والعمليات' كواجهة داخلية بين الأقسام التشغيلية والعملاء الخارجيين. كواحد من الممثلين الرئيسيين للمنظمة، يتطلب الأمر مجموعة كاملة من المهارات لضمان رضا العملاء المستمر وربحية عملياتنا. يتمركز هذا المنصب في مدينة إكسبو دبي.

المسؤوليات والمهام الأساسية

1. التخطيط والإدارة وتشغيل الفعاليات الصغيرة المخصصة، acting كواجهة رئيسية بين العميل والأقسام الداخلية من خلال: · إقامة علاقات فعالة مع العملاء، مما يعزز الثقة اللازمة لعودة الأعمال · تشجيع مستوى عالٍ من الوعي بخدمة العملاء من جميع الموظفين الذين يتعاملون مع العملاء/الجمهور. · تحمل المسؤولية عن الفعاليات المخصصة، acting كنقطة الاتصال الرئيسية، وتلبية احتياجات المنظم والزوار بشكل فعال، والإجابة على الاستفسارات، ومراقبة أداء مقدمي الخدمة والتعامل بفعالية مع الشكاوى. · إقامة علاقات فعالة مع الوكالات الخارجية (الشرطة، مزودي النقل) حسب الحاجة، والمحافظة على اتصالات ممتازة في جميع الأوقات مع أعضاء فريق التخطيط والعمليات وأقسام الخدمة.

2. متابعة وتنفيذ المخطط الانسيابي المعد مسبقًا لعمليات الفعالية الأساسية؛ المخططات الأرضية؛ تقييمات المخاطر؛ الهياكل المعقدة؛ المقاعد المؤقتة؛ السياسات والإجراءات، meeting المتطلبات اللازمة للصحة والسلامة المفروضة على الأماكن والفعاليات، بالتعاون الوثيق مع فريق الصحة والسلامة وتحديد الوثائق اللازمة والمتطلبات القانونية التي يجب تحقيقها لكل فعالية من أجل التخطيط وتنفيذ الفعاليات وفقًا للمعايير المطلوبة

3. إعداد متطلبات الفعالية من خلال خطة الفعالية لكل فعالية مخصصة، وتفصيل طلبات منتجات وخدمات العميل والمتطلبات الأخرى، كما تمت مناقشته في اجتماعات التخطيط المسبق، بالإضافة إلى المعلومات الأساسية للفعالية لضمان أن جميع الطلبات يتم التواصل بها بوضوح ودقة إلى العميل والأقسام الداخلية

4. توقع تكاليف تقديم الخدمة والحفاظ على ميزانية الفعالية لتتبع التكاليف والإيرادات الإضافية. الهدف الرئيسي هو الحفاظ على التكاليف في الحد الأدنى وزيادة الإيرادات قدر الإمكان. تعزيز وإظهار حس إدارة التكاليف طوال دورة حياة الفعالية. تحديد فرص البيع الإضافي لجميع الخدمات المتاحة في الفعالية. فهم المنتجات والخدمات والفوائد المقدمة من المرافق الموجودة في الموقع، مثل الفنادق والمطاعم، والترويج لاستخدام جميع هذه المرافق للمساعدة في الوصول إلى الميزانيات المطلوبة

5. مسؤول عن الإغلاق المالي لفعالية. تسوية طلبات الخدمة الخاصة بالفعالية على Momentus مباشرة بعد الفعالية وتوفير الوسائل المالية لرفع الفاتورة النهائية من أجل الامتثال لاتفاقية مستوى الخدمة المحددة

6. إنتاج معلومات إدارية عن كل فعالية وفهم شامل وممارسة تقارير عن المؤشرات الرئيسية لفعالية (بما في ذلك حجز المخططات الأرضية، وفهم ربح المنظم، وأنماط تسجيل الزوار، والعدد النهائي للزوار / قوائم العارضين، ومعلومات البروتوكول)

7. فهم وضع الفعالية في قطاع السوق (المنشورات الرئيسية، عناصر التجارة الإلكترونية للفعالية، البيئة التجارية التي تعمل فيها الفعالية، التهديدات والفرص التي تواجه كل فعالية) وإظهار التفكير الجانبي والقدرة على تقييم الأثر الجماعي على الفعاليات والأنشطة الأخرى التي تحدث في وقت واحد في وحول المكان وآثارها من أجل تقديم الخدمة لجميع العملاء بنفس المستوى ولتقديم نصائح ذات صلة للعميل

8. إظهار فهم لما يجعل الفعالية ناجحة وكيف سيقوم العملاء المختلفون المشاركون بتقييم نجاح الفعالية (المنظمون، العارضون، الزوار، المندوبون، العملاء الداخليون والموردون) من أجل الحفاظ على مستوى عالٍ من رضا العملاء

9. إجراء العروض التقديمية والجولات الميدانية بطريقة عارفة ومهنية من أجل عرض المكان والمساعدة في عملية البيع وتأمين العملاء

بيئة العمل

يقع المنصب في مدينة إكسبو دبي

المكتب يعتمد على 50%، تتطلب الوظيفة الكثير من الحضور في الموقع في جميع أنحاء المكان وساعات عمل غير اجتماعية (بعض الأمسيات، عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية) حسب متطلبات التشغيل لكل فعالية.

تحدث الفعاليات في معظمها داخل الأماكن المغلقة ولكن قد تحدث بعض العناصر في الهواء الطلق وبعض الفعاليات قد تحدث في أماكن خارجية يديرها

المؤهلات الدنيا/التعليم/الخبرة/التدريب/المعرفة

1. التعليم الرسمي درجة جامعية، ويفضل في إدارة الفعاليات أو الضيافة
2. خبرة العمل خبرة لا تقل عن 6 أشهر في صناعة إدارة الفعاليات، مع التركيز على التخطيط وتنفيذ الفعاليات
3. المهارات والمعرفة ü إتقان اللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا) ü معرفة الكمبيوتر أساسية ü إتقان Word وExcel وOutlook والإنترنت والبريد الإلكتروني ü معرفة Momentus ü كتابة التقارير ü معرفة الصحة والسلامة / IOSH ü معرفة AutoCAD
4. التدريب المشاركة في التدريبات/ورش العمل الأساسية لإدارة الفعاليات بما في ذلك إدارة المشاريع، مهارات العرض، الجوانب التجارية، إدارة الوقت واستخبارات السوق.