سكرتير تنفيذي - مكتب المدير العام

Al Amal Co. for Trade & ...

المسؤوليات الرئيسية:

الدعم الإداري
إدارة وصيانة تقويم المدير العام، المواعيد، الاجتماعات، وترتيبات السفر.
إعداد المراسلات، التقارير، والعروض التقديمية حسب الطلب.
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية بشكل احترافي.
ضمان تشغيل مكتب المدير العام بكفاءة والحفاظ على السرية في جميع الأمور.

الاتصالات والتنسيق
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين المدير العام والمساهمين الداخليين/الخارجيين.
تنسيق ومتابعة القرارات وبنود العمل من الاجتماعات.
صياغة وتحرير وتدقيق المراسلات التجارية والمستندات الرسمية.
إعداد جداول الأعمال، المحاضر، وتوزيعها بسرعة.

إدارة المكتب
الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة (الفعلية والإلكترونية).
الإشراف على إعداد الوثائق والتقارير المطلوبة من المدير العام.
التنسيق مع الأقسام الأخرى لضمان سلاسة تدفق المعلومات.
التعامل مع الوثائق السرية بحذر.

إدارة الفعاليات والسفر
تنظيم الرحلات التجارية، حجوزات الفنادق، التأشيرات، والنقل.
ترتيب اللوجستيات للاجتماعات، المؤتمرات، والفعاليات.
إعداد تقارير النفقات والتعامل مع التعويضات.

التمثيل المهني
تمثيل المدير العام في الاتصالات والاجتماعات عند التفويض.
الحفاظ على صورة احترافية تتماشى مع معايير المكتب التنفيذي.
بناء علاقات إيجابية مع العملاء، الشركاء، والمساهمين.