سكرتيرة تنفيذية

Client of Talentmate

يلعب السكرتير التنفيذي دورًا حيويًا في عمل المنظمة من خلال تقديم دعم إداري شامل للمديرين التنفيذيين. يعمل عند تقاطع الإدارة التنفيذية والتنسيق الإداري، ويضمن السكرتير التنفيذي سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية الاتصال. يتطلب هذا الدور مزيجًا من المهارات التنظيمية والقدرة على تعدد المهام، والسرية، والانتباه الشديد للتفاصيل. يدير السكرتير التنفيذي الجداول الزمنية، وينسق الاجتماعات، ويتعامل مع المراسلات، ويحافظ على السجلات، بينما غالبًا ما يكون نقطة الاتصال بين المديرين التنفيذيين والعملاء الداخليين أو الخارجيين. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا يتمتع بمستوى عالٍ من الاحترافية والتمييز، حيث يتعامل السكرتير غالبًا مع معلومات حساسة ويجب أن يتنقل بكفاءة بين البيانات والمستندات المعقدة.

• إدارة وتنظيم جداول المديرين التنفيذيين لتعزيز الإنتاجية والتركيز.
• تنسيق وإعداد وتسهيل تنفيذ الاجتماعات والمؤتمرات عالية المستوى بسلاسة.
• صياغة ومراجعة وإدارة المراسلات من أجل الوضوح وتوقيع المدير التنفيذي.
• الحفاظ على وضمان سرية المعلومات الحساسة والخاصة.
• تقديم الخدمة كنقطة الاتصال الرئيسية بين المديرين التنفيذيين والعملاء والموظفين.
• تطوير والحفاظ على أنظمة حفظ شاملة لاسترجاع البيانات بسهولة.
• تنسيق ترتيبات السفر، وضمان تحسين الجداول الزمنية، والتعامل مع اللوجستيات.
• إعداد تقارير مفصلة، وعروض تقديمية، وموجزات لعملية اتخاذ القرار التنفيذي.
• التعامل مع القضايا الإدارية البسيطة وحلها لتقليل عبء العمل على المدير التنفيذي.
• المساعدة في المشاريع الخاصة من خلال جمع وتحليل البيانات حسب الحاجة.
• إدارة مخزون اللوازم المكتبية والتنسيق مع البائعين للطلبات.
• ضمان التواصل الداخلي الفعال من خلال توزيع المعلومات في الوقت المناسب.

• يفضل الحصول على شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة في دور إداري تنفيذي.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وبرامج الإدارة ذات الصلة الأخرى.
• مهارات تنظيم استثنائية والقدرة على موازنة المهام المتعددة بكفاءة.
• مهارات اتصال ممتازة، سواء كتابة أو كلامًا، مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• سجل مثبت في إدارة المعلومات الحساسة بسرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل، مع القليل من الإشراف المباشر أو عدمه، عند الحاجة.