سكرتيرة تنفيذية

Kuwait Aviation Services Co

تنفيذ التعليمات، وتنظيم وإدارة شؤون مكتب المدير في المهام اليومية والروتينية، وضمان الامتثال للنظام المعتمد في مكتب المدير.

تنسيق جدول الاجتماعات الخاصة والمهام الشهرية لمدير القسم.

إعداد خطة العمل الأسبوعية والمهام لمدير القسم.

صياغة وطباعة الرسائل الخاصة والمراسلات لمدير القسم.

الحفاظ على أرشفة جميع الملفات الخاصة بطريقة تضمن أمانها وسهولة استرجاعها.

استلام وإعادة توجيه وفهرسة البريد والمراسلات الواردة.

الحفاظ على المظهر العام للمكتب من حيث النظافة والترتيب.

تنظيم استقبال الضيوف والزوار للمكتب.

استلام وإعادة توجيه وإرسال الرسائل الإلكترونية الخاصة وفهرستها.

كتابة محاضر لجميع الاجتماعات والجلسات التي يشارك فيها مدير القسم.

التحضير لاجتماعات مكتب مدير القسم أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وإعداد جميع الوثائق المتعلقة بمواضيع الاجتماع.

متابعة تنفيذ القرارات والإجراءات التي اتخذها المدير وضمان تنفيذها من قبل الأطراف المعنية وفقًا للمواعيد المحددة. استلام وإجراء المكالمات الهاتفية لمكتب مدير القسم والحفاظ على سجلات الأرقام والعناوين.

تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية المستلمة من الأقسام والأقسام الأخرى، وتقديمها لمدير القسم، ومتابعة قرارات مدير القسم بشأنها، والحفاظ على السجلات ذات الصلة.

ضمان التشغيل المستمر لمعدات المكتب والمعدات الكهربائية في مكتب المدير، وطلب فرق الصيانة من داخل وخارج الشركة، ومراقبة صيانة جميع معدات المكتب في مكتب مدير القسم.

ضمان توفر جميع اللوازم المكتبية والقرطاسية اللازمة في مكتب مدير القسم.

إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يعقدها مدير القسم وتسجيل هذه المعلومات على النماذج المناسبة.

أداء أي مهام أو تكليفات أخرى وفقًا لتعليمات الإدارة العليا للشركة.

تنفيذ سياسات الشركة، بما في ذلك القرارات الإدارية والمذكرات.