سكرتيرة تنفيذية

Dubizzle Mena

نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي منظم للغاية وذو موارد وموثوق لتقديم دعم تنفيذي شامل للمدير التنفيذي. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنسيق واتصال وإدارة وقت ممتازة لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة، وجدولة فعالة، وتمثيل احترافي لمكتب المدير التنفيذي.

في هذه الوظيفة، ستقوم ب:

• إدارة تقويم المدير التنفيذي المعقد، والاجتماعات، ومسارات السفر (مصر، الإمارات، والدولية).
• تحديد الأولويات وحل تعارضات الجدول الزمني بشكل استباقي.
• إعداد جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، وعناصر العمل للمتابعة للاجتماعات.

السفر واللوجستيات:

• تنسيق جميع ترتيبات السفر بما في ذلك الرحلات الجوية، والتأشيرات، والإقامة، والنقل المحلي.
• ضمان دعم السفر بسلاسة بين مصر والإمارات، بما في ذلك التغييرات في اللحظة الأخيرة.

إدارة المكتب والاتصالات:

• أن تكون نقطة الاتصال الأولى للمدير التنفيذي، حيث تقوم بفرز المكالمات والبريد الإلكتروني والمراسلات.
• صياغة ومراجعة وتدقيق الاتصالات الرسمية، والتقارير، والعروض التقديمية.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والموثوقية في جميع الأوقات.

التفوق الإداري:

• تنظيم والحفاظ على الملفات، والسجلات، والمستندات (الإلكترونية والمادية).
• التعامل مع مطالبات النفقات والموافقات والتعويضات للمدير التنفيذي.
• تنسيق مع الفرق الداخلية والمساهمين الخارجيين نيابةً عن المدير التنفيذي.

المشاريع الخاصة:

• دعم المدير التنفيذي في البحث، وجمع البيانات، وإعداد المواد التقديمية.
• إدارة المهام العارضة التي تتطلب الحكم والمبادرة والمتابعة.

المؤهلات والمهارات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• 5+ سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو سكرتير تنفيذي، ويفضل دعم التنفيذيين من المستوى C.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة في الإنجليزية والعربية.
• مهارات تنظيمية قوية مع الانتباه للتفاصيل والقدرة على تعدد المهام تحت الضغط.
• إجادة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)؛ ومعرفة بأدوات التعاون الرقمية تعتبر ميزة.
• مستوى عالٍ من النزاهة والموثوقية والاحترافية.
• مرونة للسفر بين الحين والآخر والتكيف مع الأولويات المتغيرة.