سكرتيرة تنفيذية

Maison de Maa

إدارة السكرتير التنفيذي:

• الوظيفة الرئيسية هي الاهتمام بالمهام السكرتارية لمكتب المجموعة التنفيذي.
• مسؤول عن جميع الجوانب من حيث دعم التنفيذيين والإدارة رفيعي المستوى أو الإدارات بأكملها.
• تنظيم، جدولة الاجتماعات والمواعيد، الحفاظ على جدول الأعمال التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد، اجتماعات مجلس الإدارة، المؤتمرات، الفعاليات إلخ.
• التعامل مع، تحديد الأولويات والحفاظ على جميع المراسلات الصادرة أو الواردة.
• حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر وتوزيع محاضر الاجتماع.
• إجراء البحوث وإعداد العروض أو التقارير حسب التكليف.
• إنتاج وتوزيع المراسلات، المذكرات، الرسائل، الفاكسات وجميع الملاحق المطلوبة.
• استقبال وتصفية المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
• تنفيذ الكتابة العامة والاختصار، إنشاء، تخزين وطباعه الوثائق المكتوبة.
• التواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني لضمان إتمام جميع المهام الإدارية بدقة وتسليمها بجودة عالية وفي الوقت المناسب.
• ترتيبات السفر: المساعدة في إصدار التأشيرات، حجز الفنادق وتذاكر الطيران للإدارة التنفيذية.
• فتح البريد الوارد الموجه إلى الإدارة التنفيذية، ثم توزيعه والرد عليه حسب الاقتضاء.
• تطوير وصيانة نظام الملفات، التعامل مع الوثائق السرية لضمان بقائها آمنة.
• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب كما تم تكليفها من قبل الإدارة التنفيذية.

إدارة التواصل / المعلومات:

• الحفاظ على معلومات دقيقة ومحدثة والاتجاهات من خلال وسائل الاتصال المتاحة.
• الحفاظ على نظام الملفات المركزي وملفات الموظفين للإدارة التنفيذية.
• ضمان التواصل السلس بين جميع الإدارات لتحقيق الأهداف التنظيمية والتشغيلية.
• تقديم جميع التقارير المطلوبة إلى الإدارة المعنية.
• تلبية جميع متطلبات التقارير حسب الحاجة والحفاظ على السجلات المتعلقة بالبيانات ذات الصلة.