سكرتيرة تنفيذية

Client of Eram Talent

بصفتك سكرتيرًا تنفيذيًا، ستعمل كحلقة وصل رئيسية بين الموظفين التنفيذيين والعملاء أو أصحاب المصلحة. ستتضمن مسؤولياتك تنسيق الجداول الزمنية، وإدارة الاتصالات، وضمان تدفق العمليات بكفاءة داخل الفريق. تعتبر الدقة الاستثنائية، والسرية في التعامل مع المعلومات الحساسة، والموقف الإيجابي ضرورية لتحقيق النجاح في هذا الدور.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي، وتحديد المواعيد، والاجتماعات، والفعاليات.
• تحديد الأولويات وتنسيق الجداول الزمنية والالتزامات المتعارضة.
• تخطيط وتنسيق جميع جوانب سفر الرئيس التنفيذي للأعمال، بما في ذلك النقل، والإقامة، والمسارات.
• ضمان أن ترتيبات السفر فعالة ومجدية من حيث التكلفة.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للرئيس التنفيذي، وإدارة المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات.
• صياغة وإعداد الاتصالات الكتابية، مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمذكرات، والرسائل، نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، والمؤتمرات، والفعاليات للرئيس التنفيذي.
• إعداد مواد الاجتماعات، والأجندات، وتدوين المحاضر حسب الحاجة.
• الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة ومحدثة للوثائق والسجلات على المستوى التنفيذي.
• إجراء البحوث وجمع المعلومات لدعم عمليات اتخاذ القرار للرئيس التنفيذي.
• تتبع ومعالجة نفقات الرئيس التنفيذي، وضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح.
• إعداد تقارير النفقات والحفاظ على سجلات دقيقة.
• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي للمشاريع أو المبادرات الخاصة المعينة من قبل الرئيس التنفيذي.
• التنسيق مع الفرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة حسب الحاجة.
• التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات السرية والاحترافية.
• الحفاظ على سرية صارمة بشأن الأمور والاتصالات على المستوى التنفيذي.