سكرتيرة تنفيذية International Schools Group

من المتوقع أن يقوم المرشح الناجح بأداء المسؤوليات العامة التالية:

• الرد على طلبات الصيانة والعناية العاجلة، وإرسالها إلى الأفراد المناسبين.
• إدارة الاتصالات والاستفسارات الواردة من خلال صندوق دعم الخدمات.
• تتبع وتعيين طلبات الصيانة عبر Kissflow إلى الفرق المحددة.
• تسهيل ترتيبات الوصول الأمني (Kissflow VAF) للمقاولين والموردين.
• إدارة أنشطة الشراء، بما في ذلك معالجة طلبات الشراء والمستندات المالية، وتوريد الموردين، وتنسيق التسليمات، ومراجعة فواتير المقاولين.
• تنظيم جداول الصيانة الشهرية والتواصل مع المقاولين الخارجيين (مثل مكافحة الآفات، السلامة من الحرائق، اختبار المسابح).
• الحفاظ على مخزون من أدوات المكتب وتكنولوجيا المعلومات واللوازم المتعلقة بالصيانة لخدمات الدعم.
• معالجة وترتيب طلبات الإشارات للأبواب والطاولات واللوحات.
• تسجيل وتنسيق التعامل مع العناصر المفقودة والعثور عليها.
• المساعدة في فرز الشحنات وتوزيعها عبر حرم ISG.
• تقديم دعم إداري شامل لقسم عمليات ISG، بما في ذلك الحفاظ على السجلات وقواعد البيانات، وإدارة المراسلات والتقارير، وتنسيق الاجتماعات والاتصالات.
• تسوية بطاقات الشراء والنقد الصغير، والمساعدة في تتبع ميزانية القسم.
• تقديم تقارير شهرية للقسم، بما في ذلك سجلات الحضور والغياب.
• المساعدة في مشاريع العمليات والأحداث والمبادرات الخاصة حسب الحاجة.
• المساعدة في إدخال وإخراج المقاولين الجدد (إصدار الهوية، مدونة السلوك، وتدريب CP).
• إصدار وطلب الحبر والمشابك.
• أداء مهام أخرى كما يكلف بها مدير العمليات.

من المتوقع أن يتولى المرشح الناجح واحدًا أو أكثر من المسؤوليات المتخصصة التالية:

إعداد الفيلات

• شراء مجموعات منزلية ومواد غذائية للموظفين الجدد القادمين إلى ISG الذين سيقيمون في سكن معتمد من ISG.
• الإشراف على تنظيف وإعداد الفيلات قبل الإشغال.
• تنسيق متطلبات الصيانة مع إدارة المجمع وقسم الموارد البشرية في ISG.
• إدارة وتحديث مخزون السكن للموظفين الجدد والموظفين الذين يغادرون.

الأحداث

• الحفاظ على تحديث تقاويم الأحداث؛ مراجعة نماذج