الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

من المتوقع أن يكون لدى المرشح الناجح:

إظهار التزام بأمان الأطفال والشباب (حماية الأطفال).
اكتساب والحفاظ على معرفة عمل بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة ISG District.
تقديم الدعم الإداري والمالي لنائب المدير / التنفيذي حسب الحاجة، لتلبية
احتياجات المدارس:
تنظيم وصيانة تقويم المدير / نائب المدير / التنفيذي وترتيب المواعيد حسبما يكون مناسبًا.
إعداد الوثائق والتقارير والقوائم وملاحظات الاجتماعات، إلخ حسب الحاجة.
حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر.
تنظيم ترتيبات السفر لنائب المدير / التنفيذي.
التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها آمنة.
اتخاذ المبادرة في تحديد أولويات المهام لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
تقديم الدعم للطلاب وأولياء الأمور فيما يتعلق بدورك:
إعداد وطباعة بطاقات هوية الطلاب حسب الحاجة.
إعداد وطباعة شهادات الطلاب حسب الحاجة.
الحفاظ على قوائم توزيع البريد الإلكتروني للطلاب.
تقديم المعلومات ذات الصلة المطلوبة لمراجع الطلاب.
الحفاظ على قوائم الموظفين والطلاب محدثة.
تتبع وإنتاج تقرير ملخص أسبوعي لحضور الطلاب وتحليل الانضباط.
ترتيب الاختبارات أو الامتحانات، واستلام النتائج، حسب الحاجة.
المساعدة والتنسيق مع الواجبات المتعلقة برحلات الطلاب.
تأكيد، تجميع وإرسال مواعيد مؤتمرات أولياء الأمور إلى الآباء.
الإجابة على استفسارات أولياء الأمور (البريد الإلكتروني / المكالمات الهاتفية).
تقديم الدعم للمدرسة من خلال:
تقديم خدمة العملاء، تلبية احتياجات المعلومات للمدارس / أصحاب المصلحة في ISG (الموظفين، الطلاب، الآباء وموظفي ISG).
التعامل مع جميع المراسلات الصادرة أو الواردة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود، التقارير، إلخ) وترتيب الأولويات.
صياغة جميع الاتصالات إذا تم الطلب والتدقيق، البريد الإلكتروني، النماذج، الاستطلاعات، إلخ.
استلام وتصنيف المكالمات الهاتفية وتحويلها حسب الاقتضاء.
إعداد الفواتير، البيانات المالية، التقارير، الطلبات، النفقات الصغيرة، إلخ فيما يتعلق بمسك الدفاتر.
الحفاظ على مستلزمات المكتب وطلب السلع.
الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية مع ضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
إجراء الأبحاث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير كما هو موكل.
الحفاظ على بوابات التقييم - إذا كان ذلك ممكناً.
التنسيق وتقديم الدعم فيما يتعلق بمسائل تكنولوجيا المعلومات - إذا كان ذلك ممكناً.
تسجيل غيابات الموظفين - إذا كان ذلك ممكناً.
إنشاء وصيانة تقويم الأحداث.
المساعدة في إعداد الفعاليات.
دعم طلبات مكتب المالية في ISG.
مساعدة الموظفين الجدد في ترتيبات الهوية والنقل.
تقديم الدعم اللازم للمعلم البديل، حسب الحاجة من قبل المدرسة (التوظيف، الجدولة، تسجيل الغياب، إلخ) - إذا كان ذلك ممكناً.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المرشح المثالي سيكون لديه:

حد أدنى من درجة البكالوريوس في مجال دراسي ذي صلة.
معرفة متعمقة بإدارة المكاتب وإجراءات المحاسبة الأساسية.

الخبرة

خبرة مثبتة كأمين تنفيذي أو دور إداري مشابه.

المهارات

إجادة استخدام MS Office وGoogle Suite.
إجادة اللغة الإنجليزية (كتابة وشفهية).
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات التقرير.
مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
قدرات تواصل وتفاوض بارزة.
النزاهة والسرية.

سكرتيرة تنفيذية International Schools Group