سكرتير تنفيذي (متقدم سعودي)

Johns Hopkins Aramco Healthcare

ملخص وصف الوظيفة
السكرتير التنفيذي للمديرين التنفيذيين هو محترف ذو مهارات عالية مسؤول عن تقديم الدعم الإداري على مستوى عالٍ للإدارة التنفيذية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية وتواصل متعددة المهام استثنائية لإدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المعلومات السرية. يعمل السكرتير التنفيذي كحلقة وصل رئيسية بين الفريق التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يضمن سير العمل بسلاسة والتواصل الفعال. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عاليًا من الاحتراف والسرية والقدرة على العمل تحت الضغط مع تلبية المواعيد النهائية الضيقة.
• تطوير وتنفيذ عمليات إدارية فعالة لدعم الأهداف الاستراتيجية للفريق التنفيذي. العمل كمستشار موثوق به لفريق C-Suite وتقديم رؤى وتوصيات لتحسين الكفاءة التشغيلية. بناء والحفاظ على علاقات قوية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لتعزيز التعاون والتوافق مع الأهداف التنظيمية. دعم الفريق التنفيذي في التحضير للاجتماعات عالية المستوى بما في ذلك اجتماعات مجلس الإدارة وجلسات التخطيط الاستراتيجي.
• إدارة والحفاظ على الجداول الزمنية والتقويمات اليومية للمديرين التنفيذيين لضمان تنسيق جميع المواعيد والاجتماعات والمواعيد النهائية بشكل فعال.
• ترتيب والإشراف على خطط السفر بما في ذلك حجز الرحلات والإقامة والنقل أثناء إعداد جداول زمنية مفصلة.
• إعداد وتصحيح وتحرير التقارير والعروض التقديمية والمراسلات لفريق الإدارة التنفيذية.
• حضور الاجتماعات وتدوين الملاحظات والمتابعة على عناصر العمل لضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
• الحفاظ وتنظيم السجلات الإلكترونية والورقية وضمان سهولة الوصول إلى المعلومات وأمانها.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة وتحديد الأولويات والرد نيابة عن المديرين التنفيذيين عند الاقتضاء.
• مراقبة لوازم المكتب والتنسيق مع الموردين لضمان الشراء الفعال من حيث التكلفة.
• الإشراف على تنفيذ السياسات الإدارية والتوصية بالتحسينات عند الحاجة.
• العمل كحارس بوابة للفريق التنفيذي، وإدارة الوصول إلى وقتهم واهتمامهم.
• معالجة وحل مشكلات العملاء أو أصحاب المصلحة وتصعيدها إلى المديرين التنفيذيين عند الضرورة.

الحد الأدنى من التعليم المطلوب
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
الشهادات المهنية المطلوبة

سنوات الخبرة
حد أدنى 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة في دور إداري أو دعم تنفيذي.
اللغات
الإنجليزية: متقدم؛ العربية: أساسي
الكفاءات الوظيفية
• العناية الواجبة
• تقارير التدقيق
• جمع البيانات
الكفاءات الأساسية
• التميز
• النزاهة
• المساءلة
• الأمن السيبراني
• الرعاية المتمحورة حول الشخص