سكرتيرة تنفيذية

Dallah Health

المسؤوليات التنظيمية:

• ضمان أداء العمل بناءً على السياسات والإجراءات والتعليمات المعتمدة
• تحديد الفرص للتحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات مع الأخذ في الاعتبار الممارسات الرائدة، وتقليل التكاليف وتحسين الإنتاجية
• ضمان أداء الأنشطة اليومية بشكل صحيح وفقًا للسياسات والإجراءات
• متابعة الحالات/المسائل المتصاعدة من المرؤوسين لضمان إغلاقها بكفاءة وفي الوقت المناسب

المسؤوليات الوظيفية:

• إدارة الجداول الزمنية، وتحديد المواعيد والاجتماعات، وإرسال التذكيرات في الوقت المناسب.
• تنظيم السفر واللوجستيات للارتباطات الداخلية والخارجية.
• صياغة وتحرير وتنسيق المراسلات الرسمية، والرسائل، والمذكرات، والتقارير باللغة العربية والإنجليزية.
• الحفاظ على السرية والتعامل مع الوثائق الحساسة بشكل مناسب.
• إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، ومواد الاجتماعات.
• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني؛ الاستجابة أو التصعيد حسب الحاجة.
• ترحيب الزوار، إدارة الاستفسارات، وضمان التمثيل المهني.
• تنظيم الاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك اللوجستيات، والدعوات، ومحاضر الاجتماعات، والمتابعة على عناصر العمل.
• الحفاظ على قاعدة بيانات للقرارات والمهام من الاجتماعات التنفيذية.
• إنشاء وإدارة أنظمة حفظ ملفات فعالة (إلكترونية وفيزيائية).
• التعامل مع البريد، واللوازم المكتبية، وسير العمل الإداري العام.
• المساعدة في تنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالقسم (مثل السلامة، والجودة، والخصوصية).
• المشاركة في جمع البيانات وتتبع مؤشرات الأداء. Sabbar+2
• القيام بالمهام كما هو موكل من القيادة التنفيذية، مثل إعداد الموجزات، متابعة المهام، أو تنسيق الاتصالات بين الأقسام.