سكرتيرة تنفيذية

Client of Ultiwise Consult

المسؤوليات الرئيسية: الدعم الإداري:

• إدارة تقويم المدير العام، جدولة المواعيد، وتنظيم الاجتماعات.
• تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجوزات الطيران، إقامة الفنادق، والجداول الزمنية.
• إعداد، مراجعة، وإدارة المراسلات، البريد الإلكتروني، التقارير، والعروض التقديمية.
• المحافظة على تنظيم الملفات، السجلات، والمستندات السرية.

إعداد التقارير والتحديثات:

• إنشاء، إدارة، وتحديث تقارير متنوعة باستخدام Excel، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تحليل البيانات، المخططات، ولوحات المعلومات.
• ضمان دقة وتناسق البيانات في جميع التقارير، مع التحديثات المنتظمة والمشاركة في الوقت المناسب مع المعنيين.
• إعداد العروض التقديمية

تنسيق الاجتماعات:

• ترتيب وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، مع ضمان الإعداد في الوقت المناسب للأجندات، المحاضر، والمتابعات.
• حضور الاجتماعات حسب الحاجة لتدوين الملاحظات وتتبع عناصر العمل للمتابعة.

إدارة التواصل:

• كونك نقطة الاتصال بين المدير العام والمعنيين الداخليين/الخارجيين.
• فرز وترتيب الأولويات للمكالمات الواردة، البريد الإلكتروني، والمراسلات لضمان التواصل الفعال.

مساعدة في المشاريع:

• المساعدة في المشاريع الخاصة، البحث، وإعداد التقارير أو العروض التقديمية كما يوجه المدير العام
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لجمع المعلومات أو ضمان تنفيذ القرارات.

إدارة المكتب:

• ضمان أن بيئة المكتب مُحافظة عليها جيدًا ومجهزة لعمليات سلسة.
• التعامل مع المهام المتعلقة بالمكتب مثل طلب اللوازم، إدارة علاقات الموردين، والمحافظة على تنظيم المكتب.