سكرتيرة تنفيذية

Confidential Company

نحن نسعى لتوظيف سكرتير تنفيذي منظم للغاية وموجه للتفاصيل لدعم القيادة العليا في شركة ديناميكية وسريعة الخطى في مجال الإعلانات الخارجية ومجال الإعلانات في الإمارات العربية المتحدة.

يجب أن يكون المرشح المثالي لديه حد أدنى من 7-10 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري على مستوى التنفيذيين، ويفضل أن يكون ذلك ضمن صناعات الإعلانات، أو الإعلام. هذه الوظيفة ضرورية لضمان التنسيق الداخلي الفعال، والتواصل السلس، والمساعدة التنفيذية عالية المستوى.

المسؤوليات الرئيسية:

• الدعم التنفيذي: تقديم مساعدة إدارية شاملة للمدير التنفيذي والإدارة العليا، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وترتيب السفر.
• إدارة الاتصالات: التعامل مع جميع الاتصالات الواردة والصادرة نيابة عن التنفيذيين باحترافية وحرص.
• إعداد الوثائق: صياغة، مراجعة، وإدارة المراسلات التجارية، والتقارير، والعروض التقديمية، والمذكرات الداخلية بدقة عالية.
• تنسيق الاجتماعات: جدولة وتنظيم وتحضير المواد للاجتماعات، والمؤتمرات، والعروض التقديمية للعملاء. تدوين وتوزيع المحاضر حسب الحاجة.
• حفظ السجلات السرية: الحفاظ على السجلات السرية، وملفات المشاريع، والوثائق الرسمية بدقة وحرص.
• تنسيق أصحاب المصلحة: العمل كحلقة وصل بين الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين، وضمان تدفق المعلومات في الوقت المناسب وتتبع المشاريع.
• السفر واللوجستيات: ترتيب السفر الدولي والمحلي، والإقامة، والدعم اللوجستي ذات الصلة لكبار التنفيذيين.
• دعم الفعاليات والمشاريع: المساعدة في تنظيم الفعاليات الشركة، والمعارض، والوظائف على مستوى مجلس الإدارة ضمن قطاع الإعلانات الخارجية.
• المتابعة وإدارة المهام: ضمان المتابعة على توجيهات التنفيذيين، والمواعيد النهائية، وتحديثات المشاريع للحفاظ على سير الأعمال بسلاسة.
• الوعي بالصناعة: البقاء على اطلاع حول اتجاهات صناعة الإعلانات والإعلام لدعم التنفيذيين في اتخاذ القرارات والتواصل.