السكرتيرة التنفيذية - القانونية
KUWAITI DANISH DAIRY COMPANY (KCSC)
نشرت قبل أكثر من 30 يومًا
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
تشمل مهام الوظيفة ولكن لا تقتصر على:
- التعامل مع جميع المراسلات نيابة عن المدير المباشر، وضمان وجود الموافقات والمهام الموكلة.
- إعداد وتنسيق ومراجعة الوثائق القانونية، بما في ذلك المذكرات والعقود والمراسلات.
- نسخ الإجراءات القانونية والمقابلات والتوجيهات بدقة.
- استخدام البرامج القانونية وقواعد البيانات لإدارة القضايا والبحث.
- ضمان الالتزام القانوني والأخلاقي في جميع المهام، بما في ذلك السرية واللوائح القانونية.
- ترجمة وإرسال المراسلات العربية إلى المدير المباشر، وكذلك مساعدة الفريق القانوني والأقسام الأخرى في كتابة الرسائل والعقود باللغة العربية/الإنجليزية، وأرشفة النسخ.
- تنفيذ متطلبات أوراكل لقسم الشؤون القانونية، بما في ذلك تقارير الانضمام السنوية والتقارير الخاصة بالإجازات المرضية، وصرف الإجازات.
- إدارة التحكم في مخزون القرطاسية ومتطلبات تكنولوجيا المعلومات لقسم الشؤون القانونية. الحفاظ على أرشفة مرنة لمراسلات قسم الشؤون القانونية وأرشفتها في المستودعات ذات الصلة.
- تعيين مرجع المراسلات للرسائل الصادرة وأرشفة النسخ تحت المستودعات ذات الصلة.
- إدارة دعوات الاجتماعات عبر Outlook (التقويم) وزوم، والاحتفاظ ببيانات حسابات شركات الشحن، وإرسالها إلى الإدارة العليا المخصصة.
- تنظيم حجوزات التذاكر والفنادق بناءً على تعليمات من المدير أو الإدارة العليا.
- التنسيق مع قسم النقل للحصول على تعليمات الاستلام. إدارة سير العمل لبطاقات العمل والاحتفاظ بها.
- توزيع الهدايا الخاصة/العادية وفقًا للقوائم المعتمدة للتوزيع.
- التعامل مع اتفاقيات عدم الإفشاء (NDAs) وتحديث قائمة الموردين وفقًا لاتفاقيات عدم الإفشاء الموقعة.
- ضمان تحديث جميع الملفات وقوائم الموردين وجعلها متاحة للإدارة العليا.
- العمل كبديل لمدير مكتب رئيس مجلس الإدارة أثناء غيابه.
- معالجة مراسلات الإدارة العليا بسرية تامة.
- إدارة خدمات السفر، بما في ذلك تذاكر الطيران، تأمين السفر، ترتيبات الفنادق، والمزيد.
- التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام الإدارية، الأرشفة، والمراسلات.
- تنفيذ الخدمات المستندة إلى أوراكل مثل طلبات السفر، طلبات الإجازة، طلبات الشراء، إلخ.
- التواصل الأخلاقي مع رؤساء الأقسام الآخرين.
- تحمل المسؤولية عن تقارير نفقات المديرين.
- المشاركة في التدريب المتبادل عند الحاجة.
- بناء والحفاظ على علاقات مع المكونات الرئيسية لضمان الامتثال لسياسات الشركة.
- الامتثال للوائح الصحة والسلامة والبيئة.
- تنفيذ تعليمات الإدارة العليا عند توجيهها.
المؤهلات المطلوبة:
- التعليم: خريج جامعة في الإدارة أو أي مجال ذي صلة (مطلوب)
- خبرة العمل: من 3 إلى 5 سنوات من المهام الإدارية التنفيذية، مهارات متقدمة في MS Office (Excel، Word، PowerPoint، Outlook)، مستخدم أوراكل، مهارة في سير العمل للأرشفة والتحكم في الوثائق، أداء مجموعة واسعة من المهام الإدارية والتنسيقية ودعم الإدارة العليا والفرق القانونية
- اللغة: ثنائي اللغة (العربية & الإنجليزية)
- يجب أن يكون قد عمل على برنامج/تطبيق صلاح الجاسم.
- فهم الالتزام القانوني للشركات في الكويت
- معرفة الإطار القانوني الذي يحكم العمليات التجارية في الكويت.
المهارات المهنية المطلوبة:
- القدرة على إدارة الجداول الزمنية والمواعيد والمهام بكفاءة لضمان سير العمليات بسلاسة وتحديد أولويات المهام بفاعلية.
- مهارات كتابة وتواصل شفهية قوية للتفاعل الفعال مع التنفيذيين والزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- مستوى عالٍ من الدقة والشمولية في التعامل مع الوثائق والمراسلات والمهام.
- القدرة على التعامل مع مهام ومشاريع متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على مستوى عالٍ من العمل.
- القدرة على تحديد التحديات وإيجاد حلول عملية في بيئة سريعة الوتيرة.
- القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى قدر من السرية والحفاظ على الخصوصية.
- الإلمام بالبرامج المكتبية مثل Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وأدوات أوراكل الأخرى ذات الصلة.
- مهارة في إدارة جداول التنفيذيين، وتنسيق الاجتماعات، وترتيب المواعيد بكفاءة.
- القدرة على تنظيم وصيانة واسترجاع الوثائق الرقمية والفيزيائية بكفاءة.
- الاستعداد للتكيف مع الأولويات والمهام المتغيرة، خاصة في بيئات العمل الديناميكية.
- مهارات شخصية قوية للتفاعل بشكل مهني مع الأفراد المتنوعين وبناء علاقات إيجابية.
- القدرة على معالجة القضايا بشكل استباقي وتقديم حلول فعالة بشكل مستقل.
- القدرة على جمع وتلخيص المعلومات للتقارير والعروض التقديمية وصنع القرار.
- التزام مثبت بتقديم خدمة ممتازة للتنفيذيين والزملاء والاتصالات الخارجية.
- مهارة في التعامل مع الضغط والحفاظ على الهدوء أثناء المواقف الصعبة.
- مهارات كتابة فعالة لصياغة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمذكرات وغيرها من المراسلات.
- الاستعداد لأخذ المبادرة، وتوقع الاحتياجات، واتخاذ قرارات مستنيرة.
- القدرة على التعاون مع الزملاء والعمل كجزء من فريق لتحقيق الأهداف المشتركة.
- اعتمادًا على السياق، قد تكون الكفاءة في العربية والإنجليزية واللغات الأجنبية مفيدة للتواصل مع أصحاب المصلحة الدوليين.
القطاع المهني للشركة
- سلع الاستهلاكية سريعة التحرك
- الأغذية
- المشروبات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- السكرتيرة التنفيذية - القانونية
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
KUWAITI DANISH DAIRY COMPANY (KCSC)
وظائف مماثلة
مساعد قانوني
Confidential Company
- 2 - 4 سنوات
- حولي - الكويت
معاون قانوني
Klay Consultants
- 2 - 5 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة
مساعد قانوني
De Jure Group
- 1 - 5 سنوات
- دبي - الإمارات العربية المتحدة