سكرتير تنفيذي / PA / تنفيذي من الفئة C

Confidential Company

يوفر السكرتير التنفيذي دعمًا إداريًا وتنفيذيًا عالي المستوى لنائب الرئيس التنفيذي والرئيس التنفيذي، مما يضمن سير العمليات اليومية بسلاسة، وإدارة الوقت بشكل فعال، والتواصل المهني داخل وخارج المنظمة. تتطلب هذه الوظيفة discretion و efficiency وفهم عميق لبيئة صناعة البناء الديناميكية.

· إدارة جدول أعمال التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.

· تنظيم ترتيبات السفر، والإقامة، والجداول الزمنية التفصيلية.

· إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، وقوائم الإجراءات المتبعة.

· العمل كنقطة الاتصال الأولى للمساهمين الداخليين والخارجيين.

· تصفية وتحديد أولويات الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، والمراسلات.

· صياغة الرسائل، والتقارير، والعروض التقديمية، والمذكرات الداخلية.

· التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستوى من السرية.

· إدارة التقارير السرية، والعقود، والوثائق التجارية.

· تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة، وعروض العملاء، وزيارات المواقع، وفعاليات الصناعة.

· المساعدة في إعداد تحديثات المشاريع، وتقارير مجلس الإدارة، والملخصات التنفيذية.

· الحفاظ على نظم حفظ الملفات مرتبة ومحدثة (مادية ورقمية).

· الإشراف على عمليات المطبخ، وضمان النظافة، والتحكم في المخزون، وكفاءة التكاليف.

· الإشراف على السكرتيرات ومساعدي المكتب، وضمان الأداء العالي والامتثال لمعايير الشركة وتقديم خدمات إدارة الاستقبال والزوار الممتازة.

· التنسيق مع الموردين ومقدمي الخدمات لمستلزمات المكتب، والأدوات المكتبية، والصيانة، ومتطلبات المنشآت.