سكرتير تنفيذي للمدير التجاري

Lulu Group

A. الدعم الاستراتيجي والتجاري

• مساعدة في استراتيجيات الأعمال: المساعدة بشكل استباقي في بحث وتطوير وتحسين استراتيجيات الأعمال والأفكار التجارية لدفع النمو والكفاءة داخل قطاع التجزئة.
• العروض والتقارير: إعداد وتصميم وتقديم عروض وتقارير مؤثرة، ومراسلات على مستوى عالٍ للاجتماعات القيادية الداخلية والشركاء الخارجيين ومراجعات المجلس.
• تدفق الاتصال: توجيه ومتابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الاستراتيجية للمديرين عبر الإدارات المعنية.

B. الدعم الإداري والتنفيذي

• إدارة المكتب: تقديم مجموعة كاملة من الدعم الإداري والسكرتاري لمكتب المديرين، بما في ذلك إدارة البريد الوارد والصادر، والبريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والمراسلات.
• التقويم والسفر: تنظيم وتبسيط جدول المديرين (التقويم) لضمان تحديد الأولويات بشكل فعال للأمور العاجلة والمهمة؛ وإدارة جميع ترتيبات السفر.
• إدارة الاجتماعات: إعداد جداول اجتماعات مفصلة، وتنسيق لوجستيات الاجتماعات، وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة لالتقاط التعليقات والقرارات وإجراءات العمل المحددة.
• التعامل مع الاستفسارات: الرد على المكالمات الهاتفية ومراقبتها، والتعامل بشكل احترافي مع الاستفسارات الداخلية والخارجية وطلبات المعلومات، مع ممارسة الحكم السليم والتقدير.
• كفاءة المكتب: الحفاظ على كفاءة المكتب وتنظيمه، والبحث باستمرار عن تحسين أنظمة وإجراءات الإدارة.

C. الإدارة المالية وإدارة الوثائق

• الإدارة المالية: إعداد طلبات الشراء وإدارة تقارير النفقات لمكتب المديرين، مع ضمان أن جميع التقديمات دقيقة ومتطابقة مع الفواتير وتلتزم بدقة بسياسة الشركة.
• حفظ السجلات: الحفاظ على جميع سجلات المكتب والوثائق والملفات بطريقة سرية ومنظمة.

D. الامتثال وتدفق المعلومات

• التحديثات التنظيمية: الحفاظ على معلومات محدثة حول اللوائح الحكومية ذات الصلة/التعديلات (خاصة تلك التي تؤثر على عمليات التجزئة/التجارة في السعودية) وتوزيع التحديثات الداخلية حسب الضرورة