منسق أداره المرافق Duserve Facilities Management

المسؤوليات الرئيسية:

• الحفاظ على سجلات طلب الشراء (PR) وعروض الأسعار.
• متابعة أوامر الشراء المحلية (LPOs) ورفع طلبات الإعفاء عند الحاجة.
• الحفاظ على سجل طلبات الإعفاء وسجلات الموظفين، بما في ذلك الاستقالات، والموظفين العاطلين، والموظفين المعزولين.
• الحفاظ على سجل الوظائف المتغيرة للمهام المستمرة والعرضية.
• الحفاظ على تقارير الخدمات اللينة / خدمات التنظيف وسجل صيانة معدات التنظيف.
• الحفاظ على وترتيب التقارير الشهرية لمراجعة الإدارة.
• تحديث جداول الدوام شهرياً لخدمات مهنية و خدمات لينة وتقديمها إلى الموارد البشرية.
• الحفاظ على إجازات الموظفين السنوية، وسجلات العطلات، وحضور الموظفين المتعاقدين.
• الحفاظ على تفاصيل رصيد الهاتف المحمول والتنسيق مع قسم تكنولوجيا المعلومات.
• متابعة تقارير الخدمات الخاصة، مثل مكافحة الآفات، وخزانات المياه، والخدمات الدورية الأخرى.
• التنسيق مع الحسابات لتقرير إكمال الوظائف المتغيرة والفواتير.

الدعم الإداري:

• مساعدة المشرفين والموظفين في المتطلبات الإدارية اليومية.
• إنشاء تصاريح العمل للأنشطة المرافق.
• جدولة علاجات مكافحة الآفات (AMC والخدمات لمرة واحدة).
• دعم جداول تدريب الموظفين وتتبع الشهادات من طرف ثالث.
• إدارة الاتصالات والمراسلات عبر Outlook المتعلقة بإدارة المرافق.

الدعم المالي والرواتب:

• دعم الأنشطة الشهرية للرواتب.
• العمل على الفواتير الشهرية

المؤهلات:

• دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة من 2 إلى 4 سنوات في إدارة المرافق أو التنسيق الإداري.
• إجادة في MS Office؛ معرفة ببرنامج Maximo أو CMMS ميزة.
• مهارات تنظيمية وتواصل متعددة المهام ممتازة.

الكفاءات الرئيسية:

• الاهتمام بالتفاصيل والدقة
• التنسيق مع العديد من أصحاب المصلحة
• مهارات إدارة الوقت والمتابعة
• حل المشكلات والمبادرة