الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

العمليات

يقوم بأداء مهام إدارة المرافق لضمان تقديم خدمات صيانة المرافق في الموقع بما يتماشى مع معايير الخدمة المتفق عليها.
يقدم استجابة أولية لاستفسارات ومخاوف العميل ويضمن تقديم الخدمة في الوقت المناسب وبجودة عالية، ويتابع مع العملاء لضمان الرضا.
ينشئ أوامر العمل / التذاكر ويخصص الطلبات لعدة فنيين ومقاولين وموردين. مسؤول عن التواصل مع الفنيين المعنيين ويساعد الإدارة في حل المشكلات.
ينسق في تقديم عقود الخدمة للموقع، ويضمن حضور الاجتماعات المنتظمة، وقياس الأداء وأي تعديلات على العقد.
يقوم بجولات منتظمة في الموقع ويبلغ عن الملاحظات لضمان سلامة المباني، والتوافق مع معايير العميل وCBRE، ويتابع مع الأطراف المعنية حتى يتم الانتهاء من التصحيح.
التنسيق مع المالك / فريق إدارة المرافق للسلامة المبنية وأنشطة الصيانة الروتينية.
التنسيق مع الفنيين في الموقع وفريق التنظيف لضمان إتمام الأنشطة المخطط لها في الوقت المحدد ومراجعة تقارير الخدمة.
التأكد من إعداد ومراجعة جميع مستندات السلامة الإماراتية والعميل وCBRE قبل بدء أي أنشطة في الموقع، والتنسيق مع فريق الصحة والسلامة البيئية حسب الحاجة.
الاستخدام النشط لنظام CAFM/CMMS للتأكد من تسجيل الشكاوى/الملاحظات وإغلاقها في الوقت المحدد لتحقيق مؤشرات الأداء المستهدفة.
ترتيب الاقتباسات بناءً على النطاق المطلوب من الموردين المسجلين لدى CBRE وإصدار اقتباسات قياسية من CBRE مع الزيادات المناسبة. عند الموافقة، يتم إنشاء أوامر الشراء (POs) لـ CBRE للموردين، وتنسيق تنفيذ العمل، والتأكد من إغلاق المهام في نظام Chase/ERP.
الحفاظ على متتبع الموقع لضمان إكمال جميع الوظائف المعتمدة وإغلاقها وإصدار الفواتير للعميل.
إعداد تقارير وبيانات منتظمة وفقًا للجدول المتفق عليه، وعرضها على مدير المرافق.
يضمن تقديم الخدمة من خلال حضور مراجعات التقدم المنتظمة مع الإدارة والعملاء كما هو مطلوب
مسؤول عن ضمان الوفاء بالتزامات إيجار المباني وأن رسوم الخدمة مناسبة، من خلال التواصل المنتظم مع المالك ومديري العقارات.
يضمن الالتزام بعملية الشراء للدفع (P2P)، بما في ذلك رفع واعتماد أوامر الشراء، وتتبع المدفوعات ومراقبة الفواتير.
العمل كمسؤول أمن الموقع (SSA) للموقع.

المالية

مسؤول عن جميع التكاليف المالية والرقابة في الموقع.
ضمان التسليم في الوقت المناسب لجميع التقارير المالية الشهرية.
إظهار الوعي التجاري مع معرفة جيدة بالتحكم في التكاليف والتخطيط المالي اليومي.

الصحة والسلامة

إظهار فهم ومعرفة بالتشريعات المحلية للصحة والسلامة ومتطلبات حماية البيئة.
التأكد من تنفيذ جميع متطلبات الصحة والسلامة والبيئة في المواقع ضمن نطاق العمل.
إدارة جميع إجراءات الطوارئ في الموقع، عند الحاجة، بالتنسيق مع العميل.
إدارة جميع تقارير الحوادث في الموقع، وضمان تسجيل الحوادث في أنظمة CBRE (Harbour).
مؤهل من IOSH أو NEBOSH، أو معادل لذلك.

الأشخاص

إدارة وتطوير فريق الموقع لضمان تقديم خدمة من الطراز الأول للعميل.
إظهار مهارات إشرافية وتأثير قوية.
إدارة الفريق لتحقيق أهدافهم.
امتلاك مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفوي.
القدرة على التواصل بثقة مع الموظفين والعملاء والموردين على جميع المستويات.
أن تكون لاعب فريق قوي مع تركيز شغوف على خدمة العملاء.

خدمة العملاء

الحفاظ على اتصال منتظم مع العميل وسكان المبنى من خلال تطوير علاقات عمل طويلة الأمد ومفيدة للطرفين.
أن تكون في طليعة التواصل مع العملاء في جميع المواقع.
إظهار مهارات خدمة العملاء القوية واستخدام الخبرة لضمان تلبية توقعات العملاء باستمرار.
مؤشرات الأداء الرئيسية: اتفاقيات الخدمة المحلية.
العلاقات الداخلية: فريق الدعم الإقليمي.
العلاقات الخارجية: الموردون الخارجيون.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة في خدمة العملاء، الضيافة، إدارة المرافق، أو دور إشرافي ضمن بيئة خدمات ذات صلة.
مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفوي.
خبرة في إدارة العقود وقياس الأداء.
إجادة استخدام الكمبيوتر، بما في ذلك إتقان أنظمة Microsoft، مع خبرة في أنظمة PPM وFM مثل CAFM.
فهم تجاري قوي، بما في ذلك مسؤولية الربح والخسارة والميزانية.
خبرة في إدارة ما يصل إلى خمسة أعضاء من الطاقم.

مشرف مرافق CBRE Excellerate

مشرف مرافق
CBRE Excellerate