الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية:

سيكون الموظف مسؤولًا عن رفع طلبات الشراء ومعالجة الفواتير الشهرية.
التنسيق بين طلبات الموظفين وإدارة المباني، الطلبات مثل: المستلزمات، غرف الاجتماعات، وحجز المساحات، إدارة طلبات الوصول، مسائل مكان العمل ومشاكل المواقف، الإشراف على الحفاظ على المكتب بشكل مناسب.
التنسيق بين إدارة العميل وإدارة المباني، التحقق من الفواتير، دعم تدقيق الصحة والسلامة والبيئة، دعم مسوحات الأمن، التنسيق مع فرق عملاء مختلفة لترتيب الخدمات للموظفين السعوديين.
تتبع وتحديث تقارير متنوعة.
تحديث شغل المساحة باستخدام أدوات البرمجيات الخاصة بالعميل.
العمل كنقطة اتصال مركزية للعميل والمالك لإدارة جميع المهام المتعلقة بالمرافق في المكتب
مراقبة وصيانة واجهة المكتب والمناطق المحيطة بها لضمان بيئة آمنة ونظيفة ومنظمة تعكس معايير العلامة التجارية
تنفيذ عملية إصدار بطاقات الهوية للموظفين والزوار ومقدمي الخدمات من الأطراف الثالثة
إنشاء طلبات العمل للصيانة والسلامة ومخاوف الأمن من خلال القنوات / الأنظمة المناسبة
الشراكة مع خدمات المرافق وفرق الإدارة للحفاظ على بيئة آمنة ومريحة والتنسيق بشكل استباقي للاجتماعات والأحداث والعمليات اليومية
إجراء فحوصات دورية للمرافق وتدقيقها لضمان بيئة آمنة ومصانة جيدًا
إدارة مقدمي خدمات مرافق العميل على أساس يومي
إدارة ودعم مشاريع المرافق حسب النطاق والإنفاق
رفع أوامر الشراء والتحقق من الفواتير للخدمات المتعلقة بالمرافق
دعم خدمات الاجتماعات والأحداث، بما في ذلك حجز الغرف، الإعداد، والتنسيق مع فرق تقديم الطعام والصوتيات والمرئيات
التنسيق مع المالك، البائعين، المقاولين، وإدارة المباني لحل المشكلات وضمان تقديم الخدمة
تحديد المخاطر المحتملة وتصعيدها حسب الاقتضاء لضمان عدم حدوث خرق للخصوصية أو حادث أمني أو انقطاع في العمليات
أداء المهام العشوائية وتقديم الدعم الإداري لضمان تقديم الخدمات بسلاسة وفي الوقت المناسب

المؤهلات

خبرة في SAP (Ariba Sourcing وAriba Procurement)
مهارات تواصل قوية وشغف بالضيافة والتفوق في الخدمة
القدرة على القيام بمهام متعددة، تحديد الأولويات، وإدارة الأولويات اليومية المتغيرة مع ضمان تجارب ضيوف متسقة ومرتفعة
معرفة عملية بمجموعة Microsoft Office (Teams وExcel وPowerPoint وWord وOutlook)
القدرة على القيام بنشاط بدني بسيط مثل حمل حزم صغيرة
المرونة والموقف الإيجابي في إدارة العمليات اليومية

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

حد أدنى من 3 سنوات من الخبرة السابقة في خدمة العملاء أو الضيافة أو الخدمات ذات الصلة

منسق دعم المرافق Jones Lang LaSalle

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Support Coordinator الوظائف التي تم البحث عنها